థర్మల్ రసీదులు వెలిసిపోకుండా చూడటం అనేది కాగితాన్ని జాగ్రత్తగా నిల్వ చేయడం, ప్రతి ముఖ్యమైన బిల్లుకు చదవగలిగే కాపీని ఉంచడం నుంచి మొదలవుతుంది. రసీదులకు హాని చేసే పరిస్థితులకు వాటిని దూరంగా ఉంచండి, రోల్ మారినప్పుడు ప్రింట్ నాణ్యతను తనిఖీ చేయండి, అక్షరాలు చదవడం కష్టమయ్యే ముందే పత్రాన్ని సేవ్ చేయండి. రోల్స్, ఇచ్చిన రసీదులు, తర్వాత వచ్చే కస్టమర్ ప్రశ్నలను చూసుకోవడానికి చిన్న దుకాణాలకు ఉపయోగపడే ఆచరణాత్మక పద్ధతిని ఈ గైడ్ అందిస్తుంది.
కౌంటర్ దగ్గర థర్మల్ రసీదులు వెలిసిపోకుండా చూడండి
రసీదు ప్రింటర్ నుంచి స్పష్టంగా వచ్చి, తర్వాత చదవడం కష్టమయ్యేలా మారవచ్చు. మొదటి నుంచే పలుచగా కూడా ప్రింట్ కావచ్చు. ఈ రెండు సమస్యలకు వేర్వేరు తనిఖీలు అవసరం.
కాగితం తయారీదారు ఇచ్చిన Koehler థర్మల్ కాగితం మన్నిక మార్గదర్శకంలో, వేడి, తేమ, ఎండ, అలాగే నూనెలు, ఆల్కహాల్, PVC plasticizer వంటి పదార్థాలతో తగలడం ప్రింట్ మన్నికకు ప్రమాదాలని పేర్కొన్నారు. కాగితం రకం, దాన్ని ఉంచిన పరిస్థితులపై దాని జీవితకాలం ఆధారపడి ఉంటుంది. కాబట్టి ఒక సరఫరాదారు చెప్పిన జీవితకాలాన్ని ప్రతి రసీదు రోల్‌కూ వర్తింపజేయవద్దు.
రసీదుల నిల్వ కోసం ఈ తనిఖీ జాబితాను ఉపయోగించండి:
| ఏమి తనిఖీ చేయాలి | ఆచరణాత్మక చర్య |
|---|---|
| అదనపు రోల్స్ ఎండ పడే కిటికీ లేదా వేడిగా ఉండే పరికరం దగ్గర ఉన్నాయి | వాటిని నీడగా, పొడిగా ఉండే నిల్వ ప్రదేశానికి మార్చండి. |
| ఇచ్చిన రసీదులు శుభ్రపరిచే ద్రవాలు లేదా ఆహారం ఒలికే చోటు పక్కన ఉన్నాయి | వాటిని వేరే document folderలో ఉంచండి. |
| రసీదులు మెత్తని PVC స్లీవ్‌లకు నొక్కుకుని ఉన్నాయి | స్లీవ్ ఏ పదార్థంతో తయారైందో, కాగితం సరఫరాదారు ఇచ్చిన సూచనలేమిటో తనిఖీ చేయండి. |
| తర్వాత కస్టమర్ ప్రశ్నకు ఒక బిల్లు అవసరం కావచ్చు | కాగితాన్ని ఫైల్ చేసే ముందు చదవగలిగే కాపీని సేవ్ చేయండి. |
కాగితం grade, దాన్ని వాడే సూచనలను మీ రోల్ సరఫరాదారును అడగండి. తర్వాత సమస్య ఉన్న batchను గుర్తించేందుకు ఆ సమాచారాన్ని కొనుగోలు రికార్డుతో కలిపి ఉంచండి.
ప్రింట్ వెంటనే పలుచగా ఉంటే ముందుగా రోల్ను తనిఖీ చేయండి
పోల్చి చూడటానికి బాగా పనిచేస్తుందని తెలిసిన అనుకూలమైన రోల్ను ఉపయోగించండి. Star Micronics సమస్య పరిష్కార గైడ్ ప్రకారం, కాగితం నాణ్యత, మురికిగా ఉన్న థర్మల్ హెడ్, కాగితం సరిగా తగలకుండా చేసే చెత్త పలుచని ప్రింట్‌కు సాధారణ కారణాలు.
ప్రింటర్‌లో ఇచ్చిన test procedure ప్రకారం ఒక test print తీయండి. పెద్ద శీర్షికను మాత్రమే కాకుండా, చిన్న item text, ఇన్వాయిస్ నంబర్, చివరి మొత్తాన్ని కూడా తనిఖీ చేయండి. మరో రోల్‌తో ఫలితం మెరుగుపడితే, అనుమానాస్పద stockను పక్కన పెట్టి సరఫరాదారును సంప్రదించండి.
శుభ్రం చేయాల్సి వస్తే, మీ ప్రింటర్ modelకు ఇచ్చిన సూచనలనే పాటించండి. ముందు దాన్ని ఆపి, హెడ్ చల్లబడనివ్వండి; సిఫార్సు చేసిన శుభ్రపరిచే పద్ధతినే ఉపయోగించి, మళ్లీ ఆన్ చేసే ముందు ఆరనివ్వండి. ప్రింటర్ను శుభ్రం చేయడం, రసీదును శుభ్రం చేయడం వేర్వేరు పనులు: ప్రింటర్ శుభ్రపరిచే ద్రవాన్ని మీ బిల్లులపై వేయవద్దు.
Driver installation, paper-width settings కోసం మా ప్రత్యేక బిల్లింగ్ కోసం థర్మల్ ప్రింటర్ సెటప్ గైడ్‌ను చూడండి. రసీదులు నిల్వ చేసే విధానాన్ని మార్చడం వల్ల తప్పుగా ఉన్న ప్రింటర్ setting సరిచేయబడదు.
నిజంగా వెతికి పట్టుకోగలిగే కాపీని ఉంచండి
ఎవరైనా అడిగినప్పుడు సరైన బిల్లు తెరుచుకుంటేనే ఫైళ్లతో నిండిన folder ఉపయోగపడుతుంది. కాపీని సేవ్ చేసేటప్పుడు ఈ తనిఖీలను అలవాటుగా చేసుకోండి:
- గుర్తింపు వివరాలను తనిఖీ చేయండి. ఇన్వాయిస్ నంబర్, తేదీ, దుకాణం వివరాలు చదవగలిగేలా ఉండాలి.
- పూర్తిగా ఉందో తనిఖీ చేయండి. ప్రతి item, totalతో సహా మొత్తం documentను ఉంచండి. కత్తిరించిన ఫొటోలో తర్వాత అవసరమయ్యే సమాచారం కనిపించకపోవచ్చు.
- స్పష్టమైన file name ఉపయోగించండి. ఇన్వాయిస్ referenceను file nameలో ఉంచి, మీ కంప్యూటర్ అనుమతించని అక్షరాలను మార్చండి.
- సేవ్ చేసిన fileను తెరవండి. అది ఉద్దేశించిన ఇన్‌వాయిసేనని, అన్ని pages కనిపిస్తున్నాయని నిర్ధారించుకోండి.
- దాన్ని మీ backup పద్ధతిలో చేర్చండి. అదే కంప్యూటర్‌లో billing database పక్కన ఉన్న PDF కూడా ఆ కంప్యూటర్ పాడైతే పోయే ప్రమాదం ఉంటుంది.
సరఫరాదారు రసీదు అప్పటికే అస్పష్టంగా ఉంటే, చదవగలిగే మరో కాపీని అడగండి. కనిపించని అంకెలను ఊహించవద్దు, గుర్తున్నదాని ఆధారంగా మొత్తాన్ని తిరిగి రాయవద్దు. తర్వాత తనిఖీ చేసేటప్పుడు సందర్భం అర్థమయ్యేలా సంబంధిత ఉత్తరాలు లేదా సందేశాలను కాపీతో ఉంచండి.
ఇవి రికార్డును సులభంగా వెతికి తీసుకోవడానికి ఉపయోగపడే అలవాట్లు మాత్రమే; ఫొటో లేదా PDF ఒక్కటే ప్రతి record-keeping బాధ్యతను నెరవేరుస్తుందని చెప్పడం కాదు. GST రికార్డులను ఉంచాల్సిన కాలం, అవసరమైన రికార్డులు, కాపీలను పరిగణించే విధానం గురించి అసలు పత్రాలను పారవేసే ముందు gst.gov.inలో ప్రస్తుత నిబంధనను లేదా మీ CAను సంప్రదించి నిర్ధారించుకోండి.
ఉదాహరణ: పుణెలోని ఒక దుకాణం వెలిసిన రసీదును ఎలా చూసుకుంది
ఈ కల్పిత ఉదాహరణలో, మీరా పుణెలో గృహోపకరణాల దుకాణం నడుపుతున్నారు. ఒక కస్టమర్ పాత బిల్లుకు చదవగలిగే కాపీని అడుగుతారు. సేవ్ చేసిన అమ్మకాన్ని మీరా కనుగొని, పన్నుతో కూడిన ఈ చివరి మొత్తాలను తనిఖీ చేస్తారు:
| సేవ్ చేసిన బిల్లు వివరాలు | మొత్తం |
|---|---|
| ఒక్కొక్కటి ₹300 చొప్పున రెండు storage baskets | ₹600 |
| ₹250 విలువైన ఒక organiser | ₹250 |
| ఇప్పటికే బిల్లు చేసిన మొత్తం | ₹850 |
| ఇప్పటికే నమోదు చేసిన payment | ₹850 |
| ఇంకా చెల్లించాల్సిన balance | ₹0 |
తనిఖీ లెక్క ₹600 + ₹250 = ₹850, ఆ తర్వాత ₹850 − ₹850 = ₹0. ఇవి వివరణ కోసం ఇచ్చిన, పన్నుతో కూడిన చివరి ధరలు మాత్రమే; ఉత్పత్తి పన్ను రేట్ల గైడ్ కాదు.
సరఫరాదారు ఉన్న ప్రదేశం, place of supply రెండూ మహారాష్ట్రలో ఉన్న సాధారణ పన్ను వర్తించే అమ్మకం అని భావించండి. CBIC supply FAQలో 85వ ప్రశ్నలో వివరించినట్లుగా, ఆ intra-state supplyకి CGST, SGST వర్తిస్తాయి. వెలిసిన కాగితం నుంచి పన్ను వివరాలను మళ్లీ తయారు చేయడానికి బదులు సేవ్ చేసిన ఇన్‌వాయిస్‌లో వాటిని మీరా తనిఖీ చేస్తారు; ప్రస్తుత product classification, ratesను మీ CAతో నిర్ధారించుకోండి.
ఇప్పటికే ఉన్న రికార్డుకు ఆమె మరో కాపీని ప్రింట్ చేస్తారు. రెండో ₹850 అమ్మకాన్ని లేదా మరో paymentను నమోదు చేయరు. దీనివల్ల కస్టమర్ ప్రశ్న duplicate transactionగా మారదు.
వచ్చే రద్దీ వారానికి ముందు పాటించాల్సిన చిన్న పద్ధతి
అదనపు రోల్స్ కోసం ఒక చోటును, సేవ్ చేయాల్సిన కాపీ కోసం వేచి ఉన్న పత్రాలకు మరో చోటును ఎంచుకోండి. దుకాణం తెరిచేటప్పుడు ఒక sample printను తనిఖీ చేయండి. మూసే సమయంలో ఆ రోజు సేవ్ చేసిన ముఖ్యమైన కాపీలను తెరిచి చూసి, ఇన్వాయిస్ reference ప్రకారం ఫైల్ చేయండి.
వేడి లామినేషన్ను నివారించండి: కాగితం వేడికి స్పందిస్తుంది. Ricoh థర్మల్ కాగితం సంరక్షణ సూచనలు కూడా థర్మల్ కాగితాన్ని వేడి వనరులకు దూరంగా ఉంచాలని, రుద్దడం లేదా గీతలు పడటాన్ని తగ్గించాలని చెబుతున్నాయి. చదవగలిగే ఏకైక అసలు కాపీపై ప్రయోగం చేయవద్దు.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
థర్మల్ రసీదులు వెలిసిపోకుండా ఎలా ఆపాలి?
వేడి, ఎండ, తేమ పరిస్థితులు, సరిపడని రసాయనాలు లేదా ప్లాస్టిక్ స్లీవ్‌లకు వాటిని దూరంగా ఉంచండి. ప్రింట్ స్పష్టంగా ఉన్నప్పుడే చదవగలిగే డిజిటల్ కాపీని దాచండి; ప్రతి రకం కాగితం ఎంతకాలం నిలుస్తుందో ఏ నిల్వ పద్ధతీ హామీ ఇవ్వదు.
ప్రింట్ అయిన వెంటనే రసీదు ఎందుకు పలుచగా కనిపిస్తోంది?
కాగితం లేదా ప్రింటర్ను పరిశీలించాల్సి ఉండవచ్చు. బాగా పనిచేస్తుందని తెలిసిన అనుకూలమైన రోల్ను ప్రయత్నించి, ఆ తర్వాత ప్రింటర్ తయారీదారు ఇచ్చిన శుభ్రపరిచే, నిర్వహణ సూచనలను పాటించండి.
థర్మల్ రసీదును లామినేట్ చేయాలా?
థర్మల్ కాగితం వేడికి స్పందిస్తుంది కాబట్టి వేడి లామినేషన్ను నివారించండి. చదవగలిగే డిజిటల్ కాపీని ఉంచుకుని, సురక్షిత నిల్వ కోసం కాగితం తయారీదారు సూచనలను పాటించండి.
పాత బిల్లుకు మరో కాపీని Yojika ఇవ్వగలదా?
అవును, సేవ్ చేసిన ఇన్వాయిస్ అందుబాటులో ఉంటే ఇవ్వవచ్చు. Invoicesలో దాన్ని వెతికి, నంబర్, తేదీ, కస్టమర్ను తనిఖీ చేసి, preview తెరిచి ప్రింట్ చేయండి లేదా PDFగా సేవ్ చేయండి; మరో అమ్మకాన్ని సృష్టించాల్సిన అవసరం లేదు.
బిల్లు అందుబాటులో ఉండేలా Yojika ఎలా సహాయపడుతుంది
Yojikaలో Invoices నుంచి సేవ్ చేసిన ఇన్‌వాయిస్‌ను తెరిచి, దాని preview ద్వారా ప్రింట్ చేయవచ్చు లేదా PDFగా సేవ్ చేయవచ్చు. ఇన్వాయిస్ నంబర్ లేదా కస్టమర్ ద్వారా వెతికి, తేదీ, totalను నిర్ధారించుకుని, మీకు కావాల్సిన కాపీని ఎంచుకోండి. A4, A5, థర్మల్ layouts అందుబాటులో ఉన్నాయి.
బిల్లింగ్, ప్రింటింగ్ ఫీచర్లను పరిశీలించండి లేదా మీ ప్రింటర్‌తో ఈ పద్ధతిని ప్రయత్నించడానికి Yojikaను డౌన్‌లోడ్ చేయండి. మీ billing-data backupsను కూడా తాజాగా ఉంచండి: మరో కాపీని ప్రింట్ చేయాలంటే సేవ్ చేసిన రికార్డు అందుబాటులో ఉండాలి.