தெர்மல் ரசீது மங்காமல் பாதுகாப்பது எப்படி

தெர்மல் ரசீதுகள் மங்காமல் இருப்பதற்கு, காகிதத்தைச் சரியாகச் சேமிப்பதும் ஒவ்வொரு முக்கியமான பில்லுக்கும் வாசிக்கக்கூடிய நகலை வைத்திருப்பதும் முதல் படிகள். ரசீதுகளுக்குச் சேதம் விளைவிக்கும் சூழல்களிலிருந்து அவற்றை விலக்கி வையுங்கள், ரோலை மாற்றும்போது அச்சுத் தரத்தைச் சரிபாருங்கள், எழுத்துகள் படிக்க முடியாத நிலையை அடையும் முன்பே ஆவணத்தைச் சேமியுங்கள். ரோல்கள், வழங்கப்பட்ட ரசீதுகள், பின்னர் வரும் வாடிக்கையாளர் கேள்விகள் ஆகியவற்றைக் கையாள சிறு கடைகளுக்கு உதவும் நடைமுறை வழக்கத்தை இந்த வழிகாட்டி வழங்குகிறது.

கவுன்டரில் தெர்மல் ரசீது மங்காமல் தடுப்பது

ரசீது பிரிண்டரிலிருந்து தெளிவாக வந்தாலும் பின்னர் படிக்க முடியாத அளவுக்கு மங்கலாம். சில நேரம் தொடக்கத்திலேயே அச்சு மங்கலாக வரலாம். இந்த இரண்டு பிரச்சினைகளுக்கும் வெவ்வேறு சோதனைகள் தேவை.

காகிதத் தயாரிப்பாளரான Koehler-ன் தெர்மல் காகித ஆயுள் வழிகாட்டுதல், வெப்பம், ஈரப்பதம், சூரியஒளி மற்றும் எண்ணெய், ஆல்கஹால், PVC plasticizer போன்ற பொருட்களுடன் ஏற்படும் தொடர்பு ஆகியவை அச்சின் நீடித்த தன்மைக்கான ஆபத்துகள் என்று குறிப்பிடுகிறது. காகிதமும் சேமிக்கப்படும் சூழலும் அதன் ஆயுளை நிர்ணயிப்பதால், ஒரு சப்ளையர் விளம்பரப்படுத்தும் ஆயுளை எல்லா ரசீது ரோல்களுக்கும் பொருத்திப் பார்க்க வேண்டாம்.

ரசீது சேமிப்புக்கு இந்தச் சரிபார்ப்புப் பட்டியலைப் பயன்படுத்துங்கள்:

காகிதத்தின் grade மற்றும் கையாளும் வழிமுறைகளை உங்கள் ரோல் சப்ளையரிடம் கேளுங்கள். பின்னர் சிக்கலான batch ஒன்றை அடையாளம் காண உதவ, அந்தத் தகவலைக் கொள்முதல் பதிவுடன் வைத்திருங்கள்.

அச்சு உடனே மங்கலாக இருந்தால் முதலில் ரோலைச் சரிபாருங்கள்

ஒப்பிட்டுப் பார்க்க, நன்றாக வேலை செய்வது உறுதியான, பொருத்தமான ரோலைப் பயன்படுத்துங்கள். Star Micronics-ன் கோளாறு கண்டறியும் வழிகாட்டுதல், காகிதத் தரம், அழுக்கான தெர்மல் ஹெட் மற்றும் காகிதத் தொடர்பைப் பாதிக்கும் குப்பைகள் ஆகியவற்றை மங்கலான அச்சுக்கான பொதுவான காரணங்களாகக் குறிப்பிடுகிறது.

பிரிண்டரில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள சோதனை முறையைப் பயன்படுத்தி test print எடுங்கள். பெரிய தலைப்பை மட்டும் பார்க்காமல், சிறிய பொருள் விவரம், இன்வாய்ஸ் எண், இறுதித் தொகை ஆகியவற்றையும் சரிபாருங்கள். வேறொரு ரோலில் முடிவு மேம்பட்டால், சந்தேகத்துக்குரிய இருப்பைத் தனியாக வைத்து சப்ளையரைத் தொடர்புகொள்ளுங்கள்.

சுத்தம் செய்ய வேண்டியிருந்தால், உங்கள் பிரிண்டரின் குறிப்பிட்ட model-க்கான வழிமுறைகளைப் பின்பற்றுங்கள். முதலில் அதை அணைத்து, ஹெட் குளிரும் வரை காத்திருங்கள்; பரிந்துரைக்கப்பட்ட சுத்தம் செய்யும் முறையை மட்டும் பயன்படுத்தி, மீண்டும் இயக்கும் முன் அது உலர அனுமதியுங்கள். பிரிண்டரைச் சுத்தம் செய்வதும் ரசீதைச் சுத்தம் செய்வதும் வெவ்வேறு பணிகள்: பிரிண்டருக்கான சுத்தம் செய்யும் திரவத்தை உங்கள் பில்களில் பயன்படுத்த வேண்டாம்.

Driver நிறுவல் மற்றும் காகித அகல அமைப்புகளுக்கு எங்கள் தனி பில்லிங்கிற்கான தெர்மல் பிரிண்டர் அமைப்பு வழிகாட்டியை பார்க்கவும். ரசீது சேமிப்பு முறையை மாற்றுவது தவறான பிரிண்டர் அமைப்பைச் சரிசெய்யாது.

உண்மையிலேயே கண்டுபிடிக்கக்கூடிய நகலை வைத்திருங்கள்

யாராவது கேட்கும்போது சரியான பில்லைத் திறக்க முடிந்தால் மட்டுமே கோப்புகள் நிறைந்த folder பயனுள்ளது. நகலைச் சேமிக்கும்போது இந்தச் சோதனைகளைச் செய்யுங்கள்:

1. அடையாளத்தைச் சரிபாருங்கள். இன்வாய்ஸ் எண், தேதி மற்றும் கடை விவரங்கள் வாசிக்கக்கூடியதாக இருக்க வேண்டும்.
2. முழுமையைச் சரிபாருங்கள். ஒவ்வொரு பொருளும் மொத்தத் தொகையும் உட்பட முழு ஆவணத்தையும் சேர்க்கவும். வெட்டப்பட்ட புகைப்படத்தில் பின்னர் தேவைப்படும் தகவல் விடுபடலாம்.
3. தெளிவான file name பயன்படுத்துங்கள். இன்வாய்ஸ் குறிப்பை file name-ல் வைத்து, உங்கள் கணினி அனுமதிக்காத குறியீடுகளை மாற்றுங்கள்.
4. சேமித்த file-ஐத் திறக்கவும். அது சரியான இன்வாய்ஸ்தானா என்றும் எல்லா பக்கங்களும் தெரிகின்றனவா என்றும் உறுதிசெய்யுங்கள்.
5. உங்கள் backup வழக்கத்தில் அதைச் சேர்க்கவும். அதே கணினியில் billing database-க்கு அருகில் இருக்கும் PDF-உம் அந்தக் கணினி செயலிழந்தால் பாதிக்கப்படும்.

ஒரு சப்ளையரின் ரசீது ஏற்கெனவே தெளிவில்லாமல் இருந்தால், வாசிக்கக்கூடிய மாற்று நகலைக் கேளுங்கள். விடுபட்ட இலக்கங்களை ஊகிக்கவோ நினைவிலிருந்து தொகையை மீண்டும் எழுதவோ வேண்டாம். பின்னர் சரிபார்க்கும்போது சூழல் புரிய, தொடர்புடைய கடிதங்கள் அல்லது செய்திகளையும் நகலுடன் வைத்திருங்கள்.

இவை ஆவணங்களை எளிதில் மீட்டெடுப்பதற்கான நடைமுறைப் பழக்கங்கள் மட்டுமே; ஒரு புகைப்படம் அல்லது PDF மட்டும் ஒவ்வொரு பதிவுப் பராமரிப்புக் கடமையையும் நிறைவேற்றும் என்ற கூற்று அல்ல. GST பதிவுகளை வைத்திருக்க வேண்டிய காலம், தேவைப்படும் பதிவுகள் மற்றும் நகல்கள் நடத்தப்படும் விதம் குறித்து, அசல் ஆவணங்களை அகற்றும் முன் gst.gov.in தளத்தில் தற்போதைய விதியை அல்லது உங்கள் CA-விடம் உறுதிப்படுத்துங்கள்.

எடுத்துக்காட்டு: புனே கடை ஒன்று மங்கிய ரசீதைக் கையாளுகிறது

இந்தக் கற்பனை எடுத்துக்காட்டில், மீரா புனேவில் வீட்டுப் பயன்பாட்டுப் பொருட்கள் விற்கும் கடையை நடத்துகிறார். முந்தைய பில்லின் வாசிக்கக்கூடிய நகலை ஒரு வாடிக்கையாளர் கேட்கிறார். சேமிக்கப்பட்ட விற்பனையை மீரா கண்டுபிடித்து, வரி உட்பட இந்த இறுதித் தொகைகளைச் சரிபார்க்கிறார்:

சரிபார்ப்புக் கணக்கு ₹600 + ₹250 = ₹850, பின்னர் ₹850 − ₹850 = ₹0. இவை விளக்கத்துக்கான வரி உட்பட்ட இறுதி விலைகள் மட்டுமே; பொருளுக்கான வரி விகித வழிகாட்டி அல்ல.

சப்ளையரின் இருப்பிடமும் place of supply-யும் மகாராஷ்டிராவில் உள்ள ஒரு சாதாரண வரிக்குட்பட்ட விற்பனை என்று வைத்துக்கொள்ளுங்கள். CBIC-ன் supply FAQ-வில் 85-வது கேள்வியில் விளக்கியபடி, அந்த intra-state supply-க்கு CGST மற்றும் SGST பொருந்தும். மங்கிய காகிதத்திலிருந்து வரி விவரங்களை மீண்டும் உருவாக்குவதற்குப் பதிலாகச் சேமித்த இன்வாய்ஸில் மீரா அவற்றைச் சரிபார்க்கிறார்; தற்போதைய பொருள் வகைப்பாட்டையும் விகிதங்களையும் உங்கள் CA-விடம் உறுதிப்படுத்துங்கள்.

ஏற்கெனவே உள்ள பதிவின் இன்னொரு நகலை அவர் அச்சிடுகிறார். இரண்டாவதாக ₹850 விற்பனையையோ மற்றொரு payment-ஐயோ அவர் பதிவு செய்வதில்லை. இதனால் வாடிக்கையாளரின் கேள்வி duplicate transaction ஆக மாறாது.

அடுத்த பரபரப்பான வாரத்துக்கு முன் ஒரு சிறிய வழக்கம்

உதிரி ரோல்களுக்கு ஓர் இடத்தையும், சேமிக்க வேண்டிய நகலுக்காகக் காத்திருக்கும் ஆவணங்களுக்கு ஓர் இடத்தையும் தேர்ந்தெடுங்கள். கடை திறக்கும்போது ஒரு மாதிரி அச்சைச் சரிபாருங்கள். கடை மூடும்போது அன்றைய முக்கியமான சேமித்த நகல்களைத் திறந்து பார்த்து, இன்வாய்ஸ் குறிப்பின்படி கோப்பில் வையுங்கள்.

சூடான லேமினேஷனைத் தவிர்க்கவும்: காகிதம் வெப்பத்துக்கு எதிர்வினையாற்றும். Ricoh-ன் தெர்மல் காகிதப் பராமரிப்பு வழிமுறைகளும் தெர்மல் காகிதத்தை வெப்ப மூலங்களிலிருந்து விலக்கி வைக்கவும், தேய்ப்பதையும் கீறுவதையும் குறைக்கவும் அறிவுறுத்துகின்றன. வாசிக்கக்கூடிய ஒரே அசல் நகலில் சோதனை செய்ய வேண்டாம்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

தெர்மல் ரசீதுகள் மங்குவதை எப்படித் தடுக்கலாம்?

வெப்பம், நேரடி சூரியஒளி, ஈரமான சூழல் மற்றும் பொருந்தாத ரசாயனங்கள் அல்லது பிளாஸ்டிக் உறைகளிலிருந்து அவற்றை விலக்கி வையுங்கள். அச்சு தெளிவாக இருக்கும்போதே வாசிக்கக்கூடிய டிஜிட்டல் நகலைச் சேமியுங்கள்; எந்தச் சேமிப்பு முறையும் எல்லா வகைக் காகிதங்களின் ஆயுளுக்கும் உத்தரவாதம் அளிக்காது.

அச்சிட்ட உடனேயே ரசீது ஏன் மங்கலாக இருக்கிறது?

காகிதத்தையோ பிரிண்டரையோ கவனிக்க வேண்டியிருக்கலாம். நன்றாக வேலை செய்வது உறுதியான, பொருத்தமான ரோலைப் பயன்படுத்திப் பாருங்கள்; பிறகு பிரிண்டர் தயாரிப்பாளரின் சுத்தம் மற்றும் பராமரிப்பு வழிமுறைகளைப் பின்பற்றுங்கள்.

தெர்மல் ரசீதை லேமினேட் செய்யலாமா?

தெர்மல் காகிதம் வெப்பத்தை உணரக்கூடியது என்பதால் சூடான லேமினேஷனைத் தவிர்க்கவும். வாசிக்கக்கூடிய டிஜிட்டல் நகலை வைத்துக்கொண்டு, பாதுகாப்பான சேமிப்புக்கு காகிதத் தயாரிப்பாளரின் வழிகாட்டுதலைப் பின்பற்றுங்கள்.

பழைய பில்லின் இன்னொரு நகலை Yojika வழங்குமா?

ஆம், சேமிக்கப்பட்ட இன்வாய்ஸ் இருந்தால் வழங்கலாம். Invoices பகுதியில் அதைக் கண்டுபிடித்து, எண், தேதி, வாடிக்கையாளர் ஆகியவற்றைச் சரிபார்த்து, அதன் preview-ஐத் திறந்து அச்சிடுங்கள் அல்லது PDF ஆகச் சேமியுங்கள்; இன்னொரு விற்பனையை உருவாக்க வேண்டியதில்லை.

பில் கிடைக்கும்படி வைத்திருக்க Yojika எப்படி உதவுகிறது

Yojika-வில் Invoices பகுதியில் இருந்து சேமித்த இன்வாய்ஸைத் திறந்து, அதன் preview மூலம் அச்சிடலாம் அல்லது PDF ஆகச் சேமிக்கலாம். இன்வாய்ஸ் எண் அல்லது வாடிக்கையாளர் பெயரைப் பயன்படுத்தித் தேடி, தேதி மற்றும் மொத்தத்தை உறுதிப்படுத்தி, உங்களுக்குத் தேவையான நகலைத் தேர்ந்தெடுங்கள். A4, A5 மற்றும் தெர்மல் layout-கள் கிடைக்கின்றன.

பில்லிங் மற்றும் அச்சிடும் அம்சங்களைப் பாருங்கள் அல்லது உங்கள் பிரிண்டருடன் இந்த முறையை முயன்று பார்க்க Yojika-வைப் பதிவிறக்குங்கள். உங்கள் billing data backup-களையும் புதுப்பித்த நிலையில் வைத்திருங்கள்: இன்னொரு நகலை அச்சிட, சேமித்த பதிவு கிடைக்க வேண்டும்.