बिलिंग सॉफ्टवेअरकडे वळताना, प्रत्यक्ष विक्री सुरू करण्यापूर्वी काउंटर तयार करा, सुरुवातीचा दिवस स्पष्ट ठरवा आणि प्रत्येक विक्रीची नोंद फक्त एकदाच झाली आहे याची खात्री करा. नवीन पद्धतीची सवय होईपर्यंत जुनी खाती जवळ ठेवा. कागदी बिलांपासून सॉफ्टवेअरकडे होणारा बदल, विशेषतः पहिल्या दिवसाच्या तपासण्या, या मार्गदर्शकात दिल्या आहेत.
बिलिंग सॉफ्टवेअर सुरू करण्यापूर्वी
पहिल्या काही ग्राहकांसाठी जरा जास्त वेळ देता येईल अशी सकाळ निवडा. संगणक आला म्हणून सर्वाधिक गर्दीचा व्यापारकाळ सुरू होण्याच्या अगदी आधी बदल करू नका.
बदलाची एक छोटी नोंद लिहा. त्यात हे असू द्या:
- जुन्या बिलिंग पद्धतीत समाविष्ट झालेली अंतिम तारीख.
- जुनी बिलबुक आणि ग्राहकांची नोंद कुठे ठेवणार.
- सॉफ्टवेअरवर प्रत्यक्ष बिलिंग सुरू करण्याचा पहिला दिवस.
- पहिल्या दिवसाची बिले आणि जमा कोण तपासणार.
- संगणक किंवा प्रिंटर बंद पडल्यास काय करणार.
सेटअप स्क्रीनसाठी आमचा दुकानातील बिलिंग सॉफ्टवेअर सेटअप मार्गदर्शक पाहा. पुढे आणायच्या आकड्यांसाठी ओपनिंग बॅलन्स तपासणी यादी वापरा. येथे व्यवहाराचा माग हरवू न देता काउंटरवर बदल कसा करायचा यावर भर आहे.
खोटी विक्री न बनवता कृतींचा सराव करा
वस्तू शोधणे, तिचे युनिट निवडणे, प्रमाण भरणे, किंमत तपासणे आणि पेमेंटची पद्धत निवडणे याचा सराव करा. दुकानात नेहमी होत असेल तर सुटे प्रमाण असलेली वस्तू आणि उधारीवर खरेदी करणारा ग्राहक यांचाही समावेश करा.
सॉफ्टवेअरमध्ये स्वतंत्र प्रात्यक्षिक वातावरण असल्यास ते वापरा. नसल्यास प्रत्यक्ष खात्यांमध्ये व्यवहार नोंदवला न जाता सराव कसा करायचा हे पुरवठादाराला विचारा. काल्पनिक ग्राहक-विक्री सेव्ह करून तिचा परिणाम नंतर पुसता येईल असे गृहीत धरू नका.
दुकान उघडण्यापूर्वी प्रिंटरचे कनेक्शन तपासा आणि टेस्ट पेज काढा. पहिले खरे बिल जारी झाल्यावर छापील वस्तूंची नावे, रक्कम आणि तळटीप तपासा. बिल सेव्ह झाल्यानंतर प्रिंटिंग अयशस्वी झाल्यास पुन्हा प्रयत्न करण्याआधी ते सेव्ह झालेले बिल शोधा. “नवीन बिल” पुन्हा दाबल्याने प्रिंटिंगची अडचण दुबार विक्रीत बदलू शकते.
जुने बिल शोधण्याचाही सराव करा. तुम्हाला सॉफ्टवेअरची सवय होण्यापूर्वीच ग्राहक एखादा प्रश्न घेऊन परत येऊ शकतो.
इनव्हॉइस नंबरिंग पुढे कसे चालेल ते ठरवा
GST टॅक्स इनव्हॉइससाठी नियम 46(b) नुसार एका किंवा अनेक मालिकांमध्ये सलग नंबर असणे आणि तो आर्थिक वर्षात अद्वितीय असणे आवश्यक आहे. संगणक वापरायला सुरुवात केली म्हणून कागदावर आधी वापरलेला नंबर पुन्हा उपलब्ध होत नाही. CBIC मधील नियम 46 चा मजकूर पाहा.
पहिले प्रत्यक्ष बिल जारी करण्यापूर्वी सॉफ्टवेअरची प्रस्तावित मालिका कागदी इनव्हॉइसशी तपासा. बदलाच्या नोंदीत शेवटचे कागदी इनव्हॉइस आणि पहिले सॉफ्टवेअर इनव्हॉइस लिहा. सध्याचा नियम आणि तुमच्या दुकानाची नंबरिंग व्यवस्था CA कडून तपासून घ्या; सॉफ्टवेअरचा डीफॉल्ट प्रीफिक्स योग्यच असेल असे समजू नका.
जुने रेकॉर्ड सहज मिळतील असे ठेवा. CGST कायदा कलम 35 नुसार नोंदणीकृत व्यक्तीने आवक व जावक पुरवठा आणि साठ्यासह खाती ठेवणे आवश्यक आहे. कागदी रेकॉर्डची विल्हेवाट लावण्यापूर्वी ती किती काळ जतन करायची आणि ऐतिहासिक डेटा भरायचा का, हे अकाउंटंटसोबत ठरवा.
काउंटरवर एकच प्रत्यक्ष बिलिंग पद्धत वापरा
सॉफ्टवेअर बिलिंग सुरू झाल्यावर तपासणी वहीत इनव्हॉइसचे संदर्भ आणि चौकशी करायच्या अडचणी लिहिता येतील. पण नंतर सॉफ्टवेअरच्या एकूण विक्रीत जोडली जाणारी दुसरी विक्री यादी ती बनू नये.
पर्यायी कागदी बिल काळजीपूर्वक हाताळा. ते स्पष्ट ओळखता येईल असे ठेवा, त्याची मूळ तारीख व नंबर जतन करा आणि ते खात्यांत कसे नोंदवायचे ते ठरवा. संगणक पुन्हा उपलब्ध झाल्यावर तोच पुरवठा स्क्रीनवर आणण्यासाठी नवीन इनव्हॉइस जारी करू नका. योग्य नोंद पद्धतीबद्दल अकाउंटंट आणि सॉफ्टवेअर पुरवठादाराकडून खात्री करा.
सरावाच्या तपासण्या अपूर्ण असल्यास बदल पुढे ढकला. संदिग्ध बिलांची सकाळ पुन्हा उभी करण्यापेक्षा प्रचलित पद्धत आणखी एक दिवस चालू ठेवणे समजावून सांगणे सोपे असते.
उदाहरण: पुण्यातील दुकानाचा पहिला दिवस तपासणे
या काल्पनिक उदाहरणात मीरा 26/10/2026 रोजी पुण्यातील घरगुती वस्तूंच्या दुकानात सॉफ्टवेअर बिलिंग सुरू करते. तिच्या अकाउंटंटने वस्तूंची टॅक्स सेटिंग आणि ओपनिंग बॅलन्स तपासले आहेत. त्या दिवसाच्या नेहमीच्या स्थानिक करपात्र विक्रीत पुरवठादाराचे ठिकाण आणि पुरवठ्याचे ठिकाण दोन्ही महाराष्ट्रात आहेत; म्हणून CBIC FAQ 85 मध्ये सांगितल्याप्रमाणे CGST आणि SGST लागू होतात.
खालील रक्कम केवळ उदाहरणासाठी दिलेली लागू टॅक्ससह अंतिम बिलाची रक्कम आहे आणि पेमेंट पद्धतीनुसार गट केली आहे. हे नमुना टॅक्स इनव्हॉइस किंवा उत्पादन-दर मार्गदर्शक नाही.
| नवीन बिले | बिलांची संख्या | अंतिम बिलाची रक्कम |
|---|---|---|
| पूर्णपणे रोखीने भरलेली | 9 | ₹4,500 |
| खात्री झालेल्या UPI पेमेंटने पूर्ण भरलेली | 6 | ₹3,200 |
| पूर्णपणे उधारीवर | 3 | ₹1,800 |
| एकूण | 18 | ₹9,500 |
मीरा 9 + 6 + 3 = 18 बिले आणि ₹4,500 + ₹3,200 + ₹1,800 = ₹9,500 तपासते. या नवीन बिलांपोटी मिळालेली रक्कम ₹7,700 आहे; उरलेले ₹1,800 ग्राहकांकडील येणे आहे.
तिला जुन्या खात्यातील बाकीपोटी ₹600 रोख देखील मिळतात. त्यामुळे एकूण जमा ₹8,300 आहे, पण नवीन बिलांची एकूण रक्कम अजूनही ₹9,500 आहे. ₹600 ची वसुली जुने कर्ज कमी करते; ती आणखी एक विक्री नाही. ही जमा म्हणजे दिवसअखेरच्या कॅश ड्रॉवरची शिल्लक नाही; ती सुरुवातीची रोकड आणि दिलेल्या रोख रकमांवरही अवलंबून असते.
शेवटी ती 18 इनव्हॉइस संदर्भ सेव्ह केलेल्या विक्री यादीशी जुळवते आणि हरवलेली किंवा दुबार नोंद तपासते. यामुळे केवळ प्रिंटर चालला इतकेच नव्हे, तर बदल व्यवस्थित झाला हे सिद्ध होते.
नेहमी विचारले जाणारे प्रश्न
प्रत्येक जुने कागदी बिल सॉफ्टवेअरमध्ये भरावे लागेल का?
तसे करणे आवश्यकच नाही. जुने रेकॉर्ड कसे जतन करायचे आणि बाकी रक्कम पुढे कशी आणायची हे तुमच्या अकाउंटंटसोबत ठरवा. जुनी बिले पुन्हा नवीन विक्री म्हणून भरल्यास उलाढाल, येणी आणि साठ्यातील हालचाली दुबार नोंदल्या जाऊ शकतात.
प्रत्येक विक्रीसाठी सॉफ्टवेअरच्या बिलासोबत कागदी बिलही लिहावे का?
प्रत्येक विक्रीसाठी एकच जारी केलेले इनव्हॉइस वापरा. स्वतंत्र तपासणी पत्रकात त्या इनव्हॉइसचा संदर्भ देता येईल; पण बेरजेत जोडले जाणारे आणखी एक विक्री रेकॉर्ड ते बनू नये.
सणाच्या गर्दीच्या आठवड्यात बिलिंग सॉफ्टवेअर सुरू करता येईल का?
शक्य असल्यास कमी गर्दीचा पहिला दिवस निवडा. सराव, नंबरिंग किंवा प्रिंटिंगच्या तपासण्या अपूर्ण असतील तर बदलाच्या तपासण्या पूर्ण होईपर्यंत तुमची प्रचलित पद्धत सुरू ठेवा.
पहिल्या दिवसाच्या शेवटी काय तपासावे?
जारी केलेली बिले विक्री यादीशी जुळवा; त्यानंतर नवीन विक्री आणि जुन्या येण्यापोटी मिळालेली रक्कम वेगळी करा. दुकान बंद करण्यापूर्वी पेमेंट पद्धती, बाकी रक्कम आणि सर्वात अलीकडील बॅकअप तपासा.
सुरुवातीच्या दिवसापूर्वी काउंटरवरील कामकाज वापरून पाहा
Yojika मध्ये Windows वर ऑफलाइन बिलिंग, A4/A5 व थर्मल प्रिंटिंग आणि नियोजित स्थानिक बॅकअपची सुविधा आहे. संबंधित बिलिंग सुविधा पाहा आणि बदलाचा दिवस ठरवण्यापूर्वी कामकाज तपासण्यासाठी Yojika डाउनलोड करा. पहिल्या प्रत्यक्ष दिवसानंतर बॅकअप ठेवा आणि कागदी रेकॉर्ड नव्या प्रणालीशी कसे जोडले आहेत हे सांगणाऱ्या नोंदी जतन करा.