షాపు ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్ చెక్‌లిస్ట్ కస్టమర్ బాకీలు, సప్లయర్ బాకీలు, స్టాక్‌ను రెండుసార్లు లెక్కించకుండా కొత్త బిల్లింగ్ సిస్టమ్‌లోకి తీసుకురావడానికి సహాయపడుతుంది. పాత రికార్డులు ఎప్పుడు ముగుస్తాయో నిర్ణయించండి, ఇంకా చెల్లించాల్సిన లేదా చేతిలో ఉన్న వాటిని పరిశీలించండి, ప్రతి అంకె పక్కన దాని ఆధారాన్ని ఉంచండి. ఈ మార్గదర్శి ఆ ప్రారంభ స్థితిని, ఒక షాపు పూర్తి ఉదాహరణను, సంబంధిత Yojika ఫీల్డ్‌లను వివరిస్తుంది.
షాపు ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్ చెక్‌లిస్ట్: ఒక ప్రారంభ స్థితిని సిద్ధం చేయండి
మీరు సిస్టమ్‌ను ఉపయోగించడం ప్రారంభించినప్పుడు, పాత ఖాతాల నుంచి మీ రికార్డుల్లోకి తీసుకువచ్చే మొత్తమే ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్. అది తప్పనిసరిగా అసలు బిల్లు మొత్తం కాదు: ఆ బిల్లులో కొంత భాగం ఇప్పటికే చెల్లించి ఉండవచ్చు.
ఏదైనా నమోదు చేసే ముందు ఈ కాలమ్‌లతో ఒక షీట్ సిద్ధం చేయండి:
| పరిశీలన | ఏమి రాయాలి | ఉంచాల్సిన ఆధారం |
|---|---|---|
| కట్-ఆఫ్ | పాత రికార్డుల్లో చేర్చిన చివరి రోజు, కొత్త ఎంట్రీ మొదటి రోజు | తేదీతో కూడిన అప్పగింత నోట్ |
| కస్టమర్ బాకీలు | కస్టమర్ పేరు, ఇంకా రావాల్సిన మొత్తం | పాత బిల్లులు, ఖాతా పేజీలు, రసీదులు |
| సప్లయర్ బాకీలు | సప్లయర్ పేరు, ఇంకా చెల్లించాల్సిన మొత్తం | సప్లయర్ స్టేట్‌మెంట్, బిల్లులు, చెల్లింపు ఆధారాలు |
| ఓపెనింగ్ స్టాక్ | వస్తువు, యూనిట్, నిజంగా చేతిలో ఉన్న పరిమాణం | తేదీతో కూడిన లెక్కింపు షీట్ |
| అడ్వాన్సులు లేదా వివాదాలు | మొత్తం, కారణం, తదుపరి చర్య చూసే వ్యక్తి | చెల్లింపు రుజువు లేదా ఉత్తర ప్రత్యుత్తరాలు |
| ధృవీకరణ | అంగీకరించిన అంకె, పరిశీలించిన వ్యక్తి, తేదీ | పరిశీలించిన షీట్ కాపీ |
కస్టమర్, సప్లయర్ మొత్తాలను విడిగా ఉంచండి. సప్లయర్ బాకీలన్నింటినీ కస్టమర్ బాకీలన్నింటి నుంచి తీసివేసి షాపు మొత్తానికి ఒకే బ్యాలెన్స్ నమోదు చేయవద్దు. ప్రతి మొత్తం ఎవరి డబ్బును సూచిస్తుందో మీకు తెలియాలి.
ఇది బిల్లింగ్ రికార్డులను ప్రారంభించడానికి ఉపయోగించే చెక్‌లిస్ట్. బ్యాంక్ బ్యాలెన్స్‌లు, రుణాలు, పెట్టుబడి, పన్ను ఖాతాలతో సహా పూర్తి ప్రారంభ ఖాతాలను మీ అకౌంటెంట్‌తో నిర్వహింపజేయండి.
మొత్తాలను సేకరించే ముందు కట్-ఆఫ్‌ను నిర్ణయించండి
స్పష్టమైన హద్దును రాయండి: “18/10/2026న షాపు మూసే సమయం వరకు పాత రికార్డులు; 19/10/2026 నుంచి కొత్త లావాదేవీలు.” మొత్తం అంకెలపై అంగీకరించే ముందు పాత రోజు రసీదులు, చెల్లింపులను పూర్తి చేయండి.
మీరు షీట్ సిద్ధం చేస్తున్నప్పుడు ఎవరైనా చెల్లిస్తే, తేదీని, ఆధారాన్ని నమోదు చేయండి. అది హద్దులో ఏ వైపుకు చెందుతుందో నిర్ణయించి ఒకసారి మాత్రమే లెక్కించండి. కట్-ఆఫ్ తర్వాత అందిన చెల్లింపు తర్వాతి లావాదేవీల్లోకి వస్తుంది; దానితో అంగీకరించిన ప్రారంభ మొత్తాన్ని చెప్పకుండా తగ్గించవద్దు.
అసలు ఖాతా లేదా ఎక్స్‌పోర్ట్‌ను అందుబాటులో ఉంచండి. సాఫ్ట్‌వేర్ మారినంత మాత్రాన కస్టమర్ పాత బాకీకి సంబంధించిన ఆధారం తొలగిపోకూడదు.
చెల్లించని మొత్తాలు, పేర్లు, స్టాక్ యూనిట్‌లను పరిశీలించండి
ప్రతి కస్టమర్‌కు సంబంధించిన పాత బిల్లులతో మొదలుపెట్టి, ఇప్పటికే అందిన చెల్లింపులను తీసివేయండి. రిటర్నులు, అంగీకరించిన సర్దుబాట్లు, అడ్వాన్సులను మీ ఖాతాలు చూసే వ్యక్తితో పరిశీలించండి. వివాదంలో ఉన్న మొత్తాన్ని ఊహించి సరిచేయకుండా, దానిపై నోట్ రాసి తదుపరి చర్య తీసుకోండి.
ప్రతి సప్లయర్‌కు, ఒకే తేదీని ఉపయోగించి మీ రికార్డులను వారి స్టేట్‌మెంట్‌తో పోల్చండి. ఇటీవల చేసిన బ్యాంక్ ట్రాన్స్‌ఫర్ మీ రికార్డుల్లో కనిపించవచ్చు, కానీ సప్లయర్ ఇంకా తమ రికార్డును అప్‌డేట్ చేయకపోవచ్చు. సప్లయర్ మొత్తం సరైందని అంగీకరించే ముందు ట్రాన్స్‌ఫర్ ఆధారాన్ని సరిపోల్చండి.
అంకెలను కాపీ చేసే ముందు గుర్తింపులను పరిశీలించండి. ఒకేలా ఉన్న ఇద్దరు కస్టమర్ల పేర్లు ఒకే ఖాతాను సూచించవచ్చు లేదా రెండు వేర్వేరు వ్యాపారాలను సూచించవచ్చు. ఆ పోలికను మా డూప్లికేట్ కస్టమర్ రికార్డుల పరిశీలన వివరిస్తుంది.
స్టాక్‌ను ఒకే యూనిట్‌లో లెక్కించండి. వస్తువు యూనిట్ పీస్ అయితే, ఒక్కో దానిలో పన్నెండు పీస్‌లు ఉన్న ఐదు కార్టన్‌లు అంటే 60 పీస్‌లు, ఐదు కాదు. దెబ్బతిన్న, తిరిగి వచ్చిన లేదా మూడో వ్యక్తికి చెందిన సరుకును పరిశీలన కోసం విడిగా ఉంచండి; సాధారణంగా అమ్మగల స్టాక్‌లో వాటిని చెప్పకుండా కలపవద్దు. ఓపెనింగ్ స్టాక్ పరిమాణం, స్టాక్ విలువ రెండు వేర్వేరు పరిశీలనలు. కాబట్టి అవసరమైన చోట విలువ, పన్ను విధానాన్ని మీ అకౌంటెంట్‌తో నిర్ధారించండి.
పూర్తి ఉదాహరణ: పుణేలోని ఒక షాపు తన రికార్డులను మారుస్తుంది
ఈ ఊహాత్మక ఉదాహరణలో, నేహా పుణేలో గృహోపకరణాల షాపు నడుపుతుంది. ఆమె 18/10/2026న షాపు మూసే సమయాన్ని కట్-ఆఫ్‌గా అంగీకరించి ఈ అంకెలను సిద్ధం చేస్తుంది:
| రికార్డు | పాత పత్రాల మొత్తం | కట్-ఆఫ్‌కు ముందు చెల్లింపులు | ప్రారంభ స్థితి |
|---|---|---|---|
| కస్టమర్ ఆశా | ₹8,400 | ₹3,400 అందింది | ₹5,000 రావాలి |
| కస్టమర్ మోహన్ | ₹2,700 | ₹700 అందింది | ₹2,000 రావాలి |
| సప్లయర్ Deccan Traders | ₹15,600 | ₹9,600 చెల్లించారు | ₹6,000 చెల్లించాలి |
కస్టమర్ బాకీలు ₹5,000 + ₹2,000 = ₹7,000. సప్లయర్ బాకీలు ₹15,600 − ₹9,600 = ₹6,000. కేవలం ₹1,000 తేడాను నమోదు చేయకుండా, నేహా ప్రతి ఖాతాను విడిగా పరిశీలిస్తుంది.
నమూనా బిల్లులు సాధారణ స్థానిక పన్ను వర్తించే సరఫరాలకు సంబంధించినవి. ఇందులో సప్లయర్, సరఫరా స్థలం రెండూ మహారాష్ట్రలోనే ఉన్నాయి. ఒకే రాష్ట్రంలోని ఈ ప్రాథమిక సందర్భంలో CGST, SGST వర్తిస్తాయని CBIC సరఫరా FAQలోని ప్రశ్న 85 వివరిస్తుంది. పట్టిక వర్తించే పన్నుతో సహా పత్రాల తుది మొత్తాలను ఉపయోగిస్తుంది; అది వస్తువు రేటును నిర్దేశించదు లేదా కొత్త పన్ను బాకీని లెక్కించదు.
నేహా ఒక్కో దానిలో పన్నెండు స్టోరేజ్ కంటైనర్లు ఉన్న ఐదు కార్టన్‌లను కూడా లెక్కిస్తుంది: 5 × 12 = 60 పీస్‌లు. ఆ వస్తువు ప్రారంభ పరిమాణంగా 60 నమోదు చేస్తుంది. ఈ లెక్కతో ఆమె Deccan Tradersకు ఎంత చెల్లించాలో తేలదు; ఆ మొత్తం చెల్లించని బిల్లుల నుంచి వస్తుంది.
ఆశా ₹5,000ను నేహా ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్‌లోకి తీసుకువస్తే, అదే ₹5,000ను చెల్లించని అమ్మకంగా మళ్లీ సృష్టించకూడదు. అలా చేస్తే ఆశా చెల్లించాల్సింది ₹5,000 మాత్రమే అయినా ₹10,000 బాకీగా కనిపిస్తుంది. పాత లావాదేవీలను లోడ్ చేయాలంటే, అవి ఇప్పటికే ఏ మొత్తాలను సూచిస్తున్నాయో నేహా, ఆమె అకౌంటెంట్ ముందుగా నిర్ణయిస్తారు.
Yojikaలో అంకెలను నమోదు చేసి పరిశీలించండి
రెండు రకాల ప్రారంభ సమాచారం కోసం Yojika విడివిడిగా ఫీల్డ్‌లను అందిస్తుంది:
- Partiesలోని పార్టీ ఫారమ్‌లో Opening balance ఉంటుంది. మీకు రావాల్సిన డబ్బుకు To receive, మీరు చెల్లించాల్సిన డబ్బుకు To pay ఉపయోగించండి.
- Itemsలో సరుకును జోడించేటప్పుడు Opening stock ప్రారంభ పరిమాణాన్ని నమోదు చేస్తుంది. లెక్కను నమోదు చేసే ముందు వస్తువు యూనిట్‌ను పరిశీలించండి.
- పార్టీ వివరాల్లోని Statement ఓపెనింగ్, క్లోజింగ్ బ్యాలెన్స్‌లతో పాటు మధ్యలోని ఎంట్రీలను చూపుతుంది. మీ షీట్‌తో పోల్చడానికి ఆ స్టేట్‌మెంట్‌ను Export CSV సేవ్ చేస్తుంది.
కొత్త లావాదేవీలను జోడించే ముందు ప్రారంభ అంకెలను సమీక్షించండి. అంగీకరించిన కట్-ఆఫ్‌ను అప్పగింత నోట్‌లో ఉంచండి; ఈ ఫీల్డ్‌లు ఆ నోట్‌కు లేదా సహాయక పత్రాలకు ప్రత్యామ్నాయం కావు. పాత కాలాన్ని ఎంచుకున్నా పార్టీ Outstanding అంకె నేటి స్థితినే చూపుతుంది. కాబట్టి గత కాలాన్ని పరిశీలించేటప్పుడు తేదీతో కూడిన స్టేట్‌మెంట్‌ను ఉపయోగించండి.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
షాపు ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్ చెక్‌లిస్ట్‌లో ఏమి ఉండాలి?
కట్-ఆఫ్ తేదీ, ప్రతి కస్టమర్ నుంచి ఇంకా రావాల్సిన మొత్తం, ప్రతి సప్లయర్‌కు ఇంకా చెల్లించాల్సిన మొత్తం, స్టాక్ పరిమాణాలు, వాటికి సంబంధించిన ఆధారాలను నమోదు చేయండి. అడ్వాన్సులు, పరిష్కారం కాని తేడాలు మీ అకౌంటెంట్ పరిశీలించేందుకు స్పష్టంగా ఉంచండి.
అసలు బిల్లు మొత్తం ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్‌గా నమోదు చేయాలా?
చెల్లింపులు, సర్దుబాట్లు పరిశీలించిన తర్వాత, అంగీకరించిన కట్-ఆఫ్ నాటికి ఇంకా చెల్లించని మొత్తాన్ని ఉపయోగించండి. ఒకే బాకీని ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్‌గా, చెల్లించని పాత బిల్లుగా రెండుసార్లు నమోదు చేయవద్దు.
సప్లయర్‌కు నేను ఎంత బాకీ ఉన్నానో ఓపెనింగ్ స్టాక్ చూపుతుందా?
లేదు. ఓపెనింగ్ స్టాక్ చేతిలో ఉన్న సరుకును నమోదు చేస్తుంది; సప్లయర్ బాకీలు ఇంకా చెల్లించాల్సిన డబ్బును నమోదు చేస్తాయి. సరుకుకు ఇప్పటికే డబ్బు చెల్లించి ఉండవచ్చు; చెల్లించని సప్లయర్ బిల్లు ఇప్పటికే అమ్మిన సరుకుకు సంబంధించినది కావచ్చు.
కస్టమర్ తర్వాత చెల్లిస్తే ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్‌ను మార్చాలా?
అంగీకరించిన ప్రారంభ మొత్తాన్ని అలాగే ఉంచి, తర్వాత వచ్చిన చెల్లింపును తగిన చెల్లింపు ప్రక్రియలో విడిగా నమోదు చేయండి. ప్రారంభ మొత్తాన్ని నేటి బ్యాలెన్స్‌గా మార్చితే ప్రారంభ బాకీకి, తర్వాతి లావాదేవీలకు మధ్య తేడా కనిపించదు.
మీరు వివరించగల అంకెలతో ప్రారంభించండి
Yojikaలోని ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్, ఓపెనింగ్ స్టాక్, స్టేట్‌మెంట్ సాధనాలు పరిశీలించిన అంకెలను రోజువారీ బిల్లింగ్‌లోకి తీసుకురావడానికి సహాయపడతాయి. ఫీచర్‌లను చూడండి లేదా మీ షాపు ప్రారంభ మొత్తాలను నమోదు చేసే ముందు నమూనా రికార్డులతో ఫీల్డ్‌లను పరిశీలించడానికి Yojikaను డౌన్‌లోడ్ చేయండి.