पुरवठादाराची बाकी रक्कम: पैसे देण्यापूर्वी तपासा
खरेदी बिले, पेमेंट आणि मान्य केलेले समायोजन मोजल्यानंतर तुम्हाला पुरवठादाराला अजून द्यायची असलेली रक्कम म्हणजे पुरवठादाराची बाकी रक्कम. पुढचे पेमेंट पाठवण्यापूर्वी ती त्याच तारखेपर्यंतच्या पुरवठादाराच्या स्टेटमेंटशी जुळवा. या मार्गदर्शकात पुरवठादाराचा हिशोब जुळवण्याची सोपी पद्धत, दुकानाचे सोडवलेले उदाहरण आणि फरक शोधायला मदत करणाऱ्या Yojika स्क्रीन दिल्या आहेत.
पुरवठादाराची बाकी रक्कम कशी मोजायची
ज्या पुरवठादाराकडून तुम्ही फक्त खरेदी करता, त्याच्यासाठी हे सूत्र वापरा:
सुरुवातीची देय रक्कम + नवीन खरेदी बिले − पेमेंट − मान्य केलेले क्रेडिट किंवा परतावे = अखेरची देय रक्कम.
प्रत्येक बिलाची त्यावर आकारलेल्या करासह अंतिम रक्कम वापरा. सुरुवातीची रक्कम मोजताना एखादे पेमेंट आधीच वजा केले असेल, तर ते पुन्हा वजा करू नका. पुरवठादाराने अजून मान्य न केलेला परतावा तुमच्या चौकशीच्या यादीत ठेवा; तो अद्याप मान्य झालेली कपात नाही.
हे आकडे वेगळे ठेवा:
| आकडा | त्यातून कोणत्या प्रश्नाचे उत्तर मिळते |
|---|---|
| एकूण खरेदी | निवडलेल्या कालावधीत तुम्ही किती खरेदी केली? |
| बाकी | नोंदवलेली पेमेंट आणि समायोजन केल्यानंतर किती रक्कम देणे बाकी आहे? |
| मुदत उलटलेली रक्कम | कोणत्या न भरलेल्या रकमांची ठरलेली पेमेंट तारीख निघून गेली आहे? |
नवीन बिल बाकी असू शकते, पण त्याची मुदत उलटलेली असेलच असे नाही. तसेच, या महिन्यात केलेले पेमेंट मागच्या महिन्यातील खरेदी चुकती करू शकते. फक्त या महिन्याची एकूण खरेदी आणि या महिन्यातील बँक ट्रान्सफर यांची तुलना केल्याने किती रक्कम देणे बाकी आहे हे कळणार नाही.
हाच व्यवसाय तुमच्या दुकानातूनही खरेदी करत असेल, तर एका बाजूची रक्कम दुसऱ्या बाजूला समायोजित करण्याचे मान्य करण्यापूर्वी दोन्ही बाजू स्वतंत्रपणे तपासा.
अंतिम रक्कम जुळवण्यापूर्वी कागदपत्रे जुळवा
एका ठरावीक तारखेपर्यंतचे स्टेटमेंट मागा. त्यानंतर त्या तारखेपर्यंतची तुमची खरेदी बिले, पेमेंटची पुष्टी आणि परताव्याची कागदपत्रे गोळा करा.
1. सुरुवातीची रक्कम मान्य करा
मागील वेळी मान्य केलेल्या अखेरच्या बाकीपासून सुरुवात करा. त्या रकमेत फरक असेल, तर आधी मागील कालावधीचा माग काढा. या महिन्यातील नोंदी तंतोतंत जुळल्या तरी जुना फरक त्यामुळे स्पष्ट होणार नाही.
कागदी वहीतून सॉफ्टवेअरवर येताना एकच देणे दोनदा नोंदवू नका: एकदा सुरुवातीची बाकी म्हणून आणि पुन्हा न भरलेले जुने बिल म्हणून.
2. पुरवठादाराचे प्रत्येक बिल जुळवा
पुरवठादाराचे नाव, पुरवठादाराचा बिल क्रमांक, तारीख आणि अंतिम रक्कम यांची तुलना करा. तुमच्या सॉफ्टवेअरमधील अंतर्गत खरेदी क्रमांक पुरवठादाराच्या कागदपत्रावरील क्रमांकापेक्षा वेगळा असू शकतो.
नसलेली आणि दुबार बिले चिन्हांकित करा. काहीही जोडण्यापूर्वी मूळ कागदपत्र तपासा. खरेदी आणि खर्च नोंदवण्याचे आमचे मार्गदर्शक मूळ व्यवहार कसा नोंदवायचा हे सांगते; ही तपासणी न भरलेली रक्कम जुळवण्यासाठी आहे.
3. प्रत्येक पेमेंट आणि समायोजन जुळवा
पेमेंटसाठी रक्कम, तारीख आणि बँक किंवा UPI संदर्भ जुळवा. पुरवठादाराला पेमेंट सापडत नसेल, तर संदर्भ शेअर करा आणि ते कोणत्या बिलाला लावले आहे याची पुष्टी मागा. प्रलंबित ट्रान्सफरला चुकते मानण्यापूर्वी त्याची चौकशी करणे गरजेचे आहे.
परत केलेल्या मालासाठी परताव्याची नोंद, पुरवठादाराची पोच आणि मान्य केलेले क्रेडिट यांची तुलना करा. वाद असलेले प्रमाण किंवा कपात स्वतंत्रपणे लिहून ठेवा. दोन्ही एकूण रकमा जुळवण्यासाठी कधीही काल्पनिक पेमेंट नोंदवू नका.
सोडवलेले उदाहरण: पुण्यातील दुकान एका पुरवठादाराचा हिशोब तपासते
पुण्यातील एक दुकान पुण्यातील घाऊक विक्रेत्याकडून केलेल्या नेहमीच्या स्थानिक खरेदीचा हिशोब तपासत आहे असे समजा. पुरवठादाराचे ठिकाण आणि पुरवठ्याचे ठिकाण दोन्ही महाराष्ट्रात आहेत. त्यामुळे या उदाहरणातील करपात्र पुरवठ्यावर CGST आणि SGST लागतात; हे CBIC च्या पुरवठाविषयक FAQ मधील प्रश्न 85 शी सुसंगत आहे.
खालील आकडे काल्पनिक कागदपत्रांच्या अंतिम रकमा आहेत आणि लागू असलेला कर त्यात आधीच समाविष्ट आहे. हे उत्पादनाच्या कर-दराचे उदाहरण नाही; GST पुन्हा जोडू नका.
| तारीख | नोंद | देय रकमेत भर | वजावट | चालू देय रक्कम |
|---|---|---|---|---|
| 01/09/2026 | मान्य केलेली सुरुवातीची बाकी | ₹8,000 | — | ₹8,000 |
| 05/09/2026 | पुरवठादाराचे बिल A104 | ₹12,600 | — | ₹20,600 |
| 12/09/2026 | पुष्टी झालेले बँक पेमेंट | — | ₹10,000 | ₹10,600 |
| 18/09/2026 | पुरवठादाराचे बिल A119 | ₹7,400 | — | ₹18,000 |
| 22/09/2026 | मान्य केलेले परताव्याचे क्रेडिट | — | ₹1,000 | ₹17,000 |
| 25/09/2026 | पुष्टी झालेले UPI पेमेंट | — | ₹5,000 | ₹12,000 |
तपासणी अशी आहे: ₹8,000 + ₹20,000 − ₹15,000 − ₹1,000 = ₹12,000.
समजा 25/09/2026 पर्यंतच्या पुरवठादाराच्या स्टेटमेंटमध्ये ₹17,000 दिसतात. ₹5,000 चा फरक हा UPI पेमेंट तपासण्याचा संकेत आहे; ते चुकलेच आहे याचा पुरावा नाही. त्याचा संदर्भ दिसत नसेल आणि पुरवठादाराने रक्कम मिळाल्याची पुष्टी केली, तर दुरुस्त केलेले स्टेटमेंट मागा. आणखी ₹5,000 पाठवल्यास चुकलेली नोंद दुरुस्त होणार नाही, उलट दुसरे पेमेंट होईल.
Yojika मध्ये बाकी तपासा
Parties उघडा, पुरवठादार शोधा आणि Statement निवडा. पुरवठादाराच्या स्टेटमेंटसारखाच तारीख-कालावधी निवडा. त्यात सुरुवातीची, चालू आणि अखेरची बाकी दिसते; तुलना करण्यासाठी किंवा शेअर करण्यासाठी Export CSV मधून प्रत मिळते.
व्यवहारांच्या वर असलेली Outstanding एकूण रक्कम स्टेटमेंटमध्ये आधीचा कालावधी दिसत असतानाही आजची स्थिती दाखवते. Cr बाकी म्हणजे तुम्हाला त्या पार्टीला पैसे द्यायचे आहेत; Dr म्हणजे पार्टीने तुम्हाला पैसे द्यायचे आहेत. फक्त चिन्ह नसलेल्या आकड्याची तुलना करण्याऐवजी ही दिशा वाचा.
खरेदी बिल उघडण्यासाठी Transactions वापरा. प्रत्यक्ष केलेले पेमेंट नोंदवायचे असल्यास Record payment निवडा आणि भरलेली रक्कम, पद्धत, तारीख, स्रोत खाते आणि संदर्भ भरा. Payment Out मधून नोंदवलेली पेमेंट आणि त्यांच्याशी जोडलेली बिले तपासता येतात.
अ‍ॅडव्हान्समुळे पार्टीची बाकी कमी होऊ शकते, पण तो एखाद्या बिलाला लावेपर्यंत स्वतंत्र बिले खुली राहू शकतात. वरकरणी न भरलेले बिल पुन्हा भरण्यापूर्वी न लावलेले अ‍ॅडव्हान्स तपासा. All-party balances मध्ये सुरुवातीची बाकी आणि अ‍ॅडव्हान्स समाविष्ट असतात; Payables aging न भरलेली बिले आणि त्यांचे वय यावर लक्ष केंद्रित करते. त्यामुळे हे दोन अहवाल जुळतीलच असे नाही.
GST ची तपासणी वेगळी ठेवा
पुरवठादाराची मान्य झालेली बाकी म्हणजे इनपुट टॅक्स क्रेडिटसाठी पात्र असल्याची पुष्टी नव्हे. GST पोर्टलवरील GSTR-2B FAQ करदात्यांना ते स्टेटमेंट स्वतःच्या नोंदींशी जुळवण्याचा आणि क्रेडिटची पात्रता तपासण्याचा सल्ला देते.
निकाली न निघालेली बिले, परतावे आणि पेमेंटचे तपशील तुमच्या CA ला द्या. न भरलेली इनव्हॉइस आणि समायोजनांना सध्या लागू होणारी GST पद्धत तुमच्या CA कडून निश्चित करा; ही बाकीची तपासणी टॅक्स क्रेडिट किंवा रिटर्न भरण्याची अंतिम मुदत ठरवत नाही.
वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न
पुरवठादाराची बाकी रक्कम कशी मोजायची?
आधीपासून देय असलेल्या रकमेत नवीन खरेदी बिलांची एकूण रक्कम जोडा. त्यातून पेमेंट आणि मान्य केलेले क्रेडिट किंवा परतावे वजा करा. तुमच्या नोंदींसाठी आणि पुरवठादाराच्या स्टेटमेंटसाठी तीच अंतिम तारीख वापरा.
माझ्या हिशोबापेक्षा पुरवठादार जास्त रक्कम देय का दाखवतो?
पुरवठादाराने नोंद न केलेले पेमेंट, तुमच्या हिशोबात नसलेले खरेदी बिल, दुबार बिल किंवा निकाली न निघालेला परतावा तपासा. कोणतीही बाकी बदलण्यापूर्वी कागदपत्रांचे क्रमांक आणि पेमेंट संदर्भ जुळवा.
बाकी असणे म्हणजे पेमेंटची मुदत उलटली आहे का?
नाही. बाकी म्हणजे काही रक्कम अजून भरलेली नाही; मुदत उलटणे म्हणजे ठरलेली पेमेंट तारीख निघून गेली आहे. कोणत्या बिलांकडे आधी लक्ष द्यायचे हे ठरवण्यापूर्वी पेमेंटच्या अटी तपासा.
Yojika मधील स्टेटमेंट आणि एकूण बाकी वेगळी का असू शकते?
स्टेटमेंट तुम्ही निवडलेल्या तारीख-कालावधीनुसार असते, तर एकूण बाकी आजची स्थिती दाखवते. त्यामुळे नंतरच्या व्यवहारांमुळे जुन्या स्टेटमेंटमध्ये न दिसताही एकूण रक्कम बदलू शकते.
पुढचे पेमेंट तपासणे सोपे करा
एक मान्य केलेले स्टेटमेंट आणि त्याला आधार देणारे संदर्भ जपून ठेवा. Yojika मधील खरेदी नोंदी, पार्टी स्टेटमेंट आणि Payment Out यादी तुम्हाला या नोंदींचा माग काढायला मदत करतात. ते तुमच्या दुकानाच्या कामकाजात कसे बसतात हे पाहण्यासाठी बिलिंग आणि हिशोबाची वैशिष्ट्ये आणि सध्याचे प्लॅन पाहा.