সরবরাহকারীর বকেয়া: টাকা দেওয়ার আগে মিলিয়ে নিন
আপনার সরবরাহকারীর বকেয়া ব্যালেন্স হল ক্রয় বিল, পেমেন্ট ও সম্মত সমন্বয় ধরার পরেও সরবরাহকারীকে যে টাকা দেওয়া বাকি। পরের পেমেন্ট পাঠানোর আগে একই তারিখ পর্যন্ত সরবরাহকারীর স্টেটমেন্টের সঙ্গে এটি মিলিয়ে নিন। এই নির্দেশিকায় সহজ সরবরাহকারী হিসাব মেলানো, দোকানের একটি পূর্ণ উদাহরণ এবং পার্থক্য খুঁজতে সাহায্যকারী Yojika-র স্ক্রিনগুলি দেখানো হয়েছে।
সরবরাহকারীর বকেয়া কীভাবে হিসাব করবেন
যে সরবরাহকারীর কাছ থেকে আপনি শুধু কেনেন, তার জন্য এই হিসাবটি ব্যবহার করুন:
শুরুর পাওনা + নতুন ক্রয় বিল − পেমেন্ট − সম্মত ক্রেডিট বা ফেরত = শেষের পাওনা।
প্রতিটি বিলের চূড়ান্ত অঙ্ক নিন, তার উপর ধার্য কোনো কর থাকলে সেটিও সহ। শুরুর অঙ্ক হিসাব করার সময় কোনো পেমেন্ট আগে থেকেই বাদ দেওয়া থাকলে আবার তা বাদ দেবেন না। যে ফেরতে সরবরাহকারীর সম্মতি এখনও আসেনি, সেটি প্রশ্নের তালিকায় রাখুন; এটি এখনও সম্মত ছাড় নয়।
এই অঙ্কগুলি আলাদা রাখুন:
| অঙ্ক | কোন প্রশ্নের উত্তর দেয় |
|---|---|
| মোট ক্রয় | বেছে নেওয়া সময়ে আপনি কত টাকার জিনিস কিনেছেন? |
| বকেয়া | নথিভুক্ত পেমেন্ট ও সমন্বয়ের পরে কত টাকা দেওয়া বাকি? |
| মেয়াদোত্তীর্ণ অঙ্ক | কোন অপরিশোধিত অঙ্কগুলির সম্মত পেমেন্টের তারিখ পেরিয়ে গেছে? |
নতুন বিল বকেয়া হতে পারে, অথচ তার পেমেন্টের সময় এখনও না-ও পেরোতে পারে। একইভাবে, এই মাসে দেওয়া টাকা গত মাসের কেনাকাটা মেটাতে পারে। শুধু এই মাসের মোট ক্রয়ের সঙ্গে এই মাসের ব্যাংক ট্রান্সফার তুলনা করে কত টাকা এখনও বাকি তা জানা যাবে না।
একই ব্যবসা যদি আপনার দোকান থেকেও কেনে, তবে এক পাওনা দিয়ে অন্যটি সমন্বয় করতে রাজি হওয়ার আগে দুদিকের হিসাব আলাদা করে দেখুন।
চূড়ান্ত অঙ্ক মেলানোর আগে নথি মেলান
একটি নির্দিষ্ট তারিখ পর্যন্ত স্টেটমেন্ট চান। তারপর সেই তারিখ পর্যন্ত আপনার ক্রয় বিল, পেমেন্টের নিশ্চয়তা এবং ফেরতের নথি সংগ্রহ করুন।
1. শুরুর অঙ্কে একমত হন
আগের সম্মত শেষ ব্যালেন্স দিয়ে শুরু করুন। সেই অঙ্কে পার্থক্য থাকলে আগে আগের সময়ের হিসাব খুঁজে দেখুন। এই মাসের এন্ট্রি পুরো মিললেও পুরোনো পার্থক্যের ব্যাখ্যা হবে না।
কাগজের খাতা থেকে সফ্টওয়্যারে যাওয়ার সময় একই দেনা দুবার লিখবেন না—একবার শুরুর ব্যালেন্স হিসেবে এবং আবার পুরোনো অপরিশোধিত বিল হিসেবে।
2. সরবরাহকারীর প্রতিটি বিল মেলান
সরবরাহকারীর নাম, সরবরাহকারীর বিল নম্বর, তারিখ ও চূড়ান্ত মোট মিলিয়ে দেখুন। আপনার সফ্টওয়্যারের অভ্যন্তরীণ ক্রয় নম্বর সরবরাহকারীর নথির নম্বর থেকে আলাদা হতে পারে।
বাদ পড়া ও দুবার লেখা বিল চিহ্নিত করুন। কিছু যোগ করার আগে আসল নথি দেখুন। ক্রয় ও খরচ নথিভুক্ত করার নির্দেশিকায় মূল লেনদেন লেখার কথা আছে; এই যাচাইটি হল কত টাকা এখনও অপরিশোধিত তা মেলানোর জন্য।
3. প্রতিটি পেমেন্ট ও সমন্বয় মেলান
পেমেন্টের ক্ষেত্রে অঙ্ক, তারিখ এবং ব্যাংক বা UPI রেফারেন্স মিলিয়ে দেখুন। সরবরাহকারী পেমেন্টটি খুঁজে না পেলে রেফারেন্স দিন এবং কোন বিলে টাকা ধরা হয়েছে তা নিশ্চিত করতে বলুন। কোনো ট্রান্সফার অপেক্ষমাণ থাকলে সেটিকে পরিশোধিত ধরার আগে খোঁজ নিন।
ফেরত দেওয়া পণ্যের ক্ষেত্রে ফেরতের নথির সঙ্গে সরবরাহকারীর স্বীকৃতি ও সম্মত ক্রেডিট মিলিয়ে দেখুন। বিতর্কিত পরিমাণ বা ছাড় আলাদা তালিকায় রাখুন। শুধু দুই মোট অঙ্ক মেলানোর জন্য কখনও কাল্পনিক পেমেন্ট লিখবেন না।
উদাহরণ: পুণের একটি দোকান এক সরবরাহকারীর হিসাব দেখছে
ধরা যাক, পুণের একটি দোকান পুণেরই এক পাইকারের সঙ্গে সাধারণ স্থানীয় ক্রয় হিসাব মিলিয়ে দেখছে। সরবরাহকারীর অবস্থান এবং সরবরাহের স্থান—দুটিই মহারাষ্ট্রে। তাই এই উদাহরণে করযোগ্য সরবরাহে CGST ও SGST প্রযোজ্য, যা CBIC-র সরবরাহ FAQ-এর প্রশ্ন 85-এর সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ।
নিচের অঙ্কগুলি কাল্পনিক চূড়ান্ত নথির অঙ্ক, যার মধ্যে প্রযোজ্য কর ইতিমধ্যেই ধরা আছে। এটি পণ্যের হারের উদাহরণ নয়; আবার GST যোগ করবেন না।
| তারিখ | এন্ট্রি | পাওনায় যোগ | বাদ | চলতি পাওনা |
|---|---|---|---|---|
| 01/09/2026 | সম্মত শুরুর ব্যালেন্স | ₹8,000 | — | ₹8,000 |
| 05/09/2026 | সরবরাহকারীর বিল A104 | ₹12,600 | — | ₹20,600 |
| 12/09/2026 | নিশ্চিত ব্যাংক পেমেন্ট | — | ₹10,000 | ₹10,600 |
| 18/09/2026 | সরবরাহকারীর বিল A119 | ₹7,400 | — | ₹18,000 |
| 22/09/2026 | সম্মত ফেরত ক্রেডিট | — | ₹1,000 | ₹17,000 |
| 25/09/2026 | নিশ্চিত UPI পেমেন্ট | — | ₹5,000 | ₹12,000 |
হিসাবটি হল ₹8,000 + ₹20,000 − ₹15,000 − ₹1,000 = ₹12,000।
ধরা যাক, 25/09/2026 পর্যন্ত সরবরাহকারীর স্টেটমেন্টে ₹17,000 দেখা যাচ্ছে। ₹5,000-এর পার্থক্যটি UPI পেমেন্ট খোঁজার ইঙ্গিত, পেমেন্ট বাদ গেছে তার প্রমাণ নয়। রেফারেন্সটি না থাকলে এবং সরবরাহকারী টাকা পাওয়ার কথা নিশ্চিত করলে সংশোধিত স্টেটমেন্ট চান। আবার ₹5,000 পাঠালে বাদ পড়া এন্ট্রি ঠিক হবে না; বরং দ্বিতীয়বার পেমেন্ট হয়ে যাবে।
Yojika-তে ব্যালেন্স দেখুন
Parties খুলুন, সরবরাহকারীকে খুঁজে Statement বেছে নিন। সরবরাহকারীর স্টেটমেন্টের একই তারিখের পরিসর নিন। এখানে শুরুর, চলতি ও শেষের ব্যালেন্স দেখা যায়; Export CSV থেকে মেলানো বা ভাগ করে নেওয়ার জন্য একটি কপি পাবেন।
লেনদেনের উপরে Outstanding-এর মোট অঙ্কটি আজকের অবস্থা দেখায়, এমনকি স্টেটমেন্টে আগের সময় দেখালেও। Cr ব্যালেন্স মানে আপনি ওই পার্টিকে টাকা দেবেন; Dr মানে পার্টি আপনাকে টাকা দেবে। শুধু চিহ্নহীন সংখ্যা তুলনা না করে এই দিকটিও বুঝুন।
ক্রয় বিল খুলতে Transactions ব্যবহার করুন। সত্যিকারের পেমেন্ট নথিভুক্ত করতে হলে Record payment বেছে নিয়ে দেওয়া অঙ্ক, পদ্ধতি, তারিখ, উৎস অ্যাকাউন্ট ও রেফারেন্স লিখুন। Payment Out-এ নথিভুক্ত পেমেন্ট এবং সেগুলির সঙ্গে যুক্ত বিল দেখা যায়।
অগ্রিম টাকা পার্টির ব্যালেন্স কমাতে পারে, অথচ তা কোনো বিলে বরাদ্দ না হওয়া পর্যন্ত আলাদা বিলগুলি খোলা থাকতে পারে। যে বিলটি অপরিশোধিত মনে হচ্ছে তা আবার দেওয়ার আগে অবণ্টিত অগ্রিম দেখুন। All-party balances-এ শুরুর ব্যালেন্স ও অগ্রিম থাকে; Payables aging অপরিশোধিত বিল ও তার বয়সের উপর নজর দেয়। তাই দুটি রিপোর্টের অঙ্ক না-ও মিলতে পারে।
GST যাচাই আলাদা রাখুন
সরবরাহকারীর সঙ্গে সম্মত ব্যালেন্স নিজে থেকে ইনপুট ট্যাক্স ক্রেডিটের যোগ্যতা নিশ্চিত করে না। GST পোর্টালের GSTR-2B FAQ করদাতাদের ওই স্টেটমেন্ট নিজেদের হিসাবের সঙ্গে মেলাতে এবং ক্রেডিটের যোগ্যতা যাচাই করতে বলে।
অমীমাংসিত বিল, ফেরত ও পেমেন্টের তথ্য আপনার CA-কে দিন। অপরিশোধিত ইনভয়েস ও সমন্বয়ের বর্তমান GST ব্যবস্থার কথা CA-র কাছে নিশ্চিত করুন; এই ব্যালেন্স যাচাই কর ক্রেডিট বা রিটার্ন জমার সময়সীমা নির্ধারণ করে না।
প্রায় জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
সরবরাহকারীর বকেয়া কীভাবে হিসাব করব?
আগের বকেয়া দিয়ে শুরু করুন, নতুন ক্রয় বিলের মোট যোগ করুন, তারপর পেমেন্ট ও সম্মত ক্রেডিট বা ফেরত বাদ দিন। নিজের হিসাব ও সরবরাহকারীর স্টেটমেন্টে একই শেষ তারিখ ব্যবহার করুন।
আমার হিসাবের চেয়ে সরবরাহকারীর হিসাবে বেশি টাকা কেন পাওনা দেখাচ্ছে?
সরবরাহকারী নথিভুক্ত করেননি এমন পেমেন্ট, আপনার হিসাবে বাদ পড়া ক্রয় বিল, দুবার লেখা বিল বা অমীমাংসিত ফেরত আছে কি না দেখুন। কোনো ব্যালেন্স বদলানোর আগে নথির নম্বর ও পেমেন্ট রেফারেন্স মিলিয়ে নিন।
বকেয়া মানেই কি পেমেন্টের সময় পেরিয়ে গেছে?
না। বকেয়া মানে টাকা এখনও পরিশোধ হয়নি; মেয়াদোত্তীর্ণ মানে সম্মত পেমেন্টের তারিখ পেরিয়ে গেছে। কোন বিলে আগে নজর দিতে হবে তা ঠিক করার আগে পেমেন্টের শর্ত দেখুন।
Yojika-র স্টেটমেন্ট ও মোট বকেয়ায় পার্থক্য হতে পারে কেন?
স্টেটমেন্ট আপনার বেছে নেওয়া তারিখের পরিসর মেনে চলে, আর মোট বকেয়া আজকের অবস্থা দেখায়। তাই পরের লেনদেন মোট অঙ্ক বদলাতে পারে, যদিও তা পুরোনো স্টেটমেন্টে দেখা যায় না।
পরের পেমেন্ট যাচাই করা সহজ করুন
একটি সম্মত স্টেটমেন্ট এবং তার সমর্থনের রেফারেন্সগুলি রেখে দিন। Yojika-র ক্রয় রেকর্ড, পার্টি স্টেটমেন্ট এবং Payment Out তালিকা সেই সূত্র ধরে এগোতে সাহায্য করে। বিলিং ও হিসাব রাখার সুবিধা এবং বর্তমান প্ল্যানগুলি দেখে নিন সেগুলি আপনার দোকানের দৈনন্দিন কাজে কীভাবে মানায়।