फिजिकल स्टॉक काउंट म्हणजे तुमच्या शेल्फवर खरोखर काय ठेवले आहे ते मोजणे आणि तुमच्या नोंदींनुसार किती असायला हवे याच्याशी त्याचा ताळमेळ घालणे. छोट्या दुकानासाठी हेतू सोपा आहे: फरक शोधा — खराबी, एक्स्पायरी, राहिलेली एखादी एन्ट्री, किंवा चोरी — प्रत्येक कारणासह दुरुस्त करा, आणि पुढचा महिना असे आकडे घेऊन सुरू करा ज्यांवर तुम्ही विश्वास ठेवू शकता. हे मार्गदर्शक सांगते की छोट्या दुकानासाठी फिजिकल स्टॉक काउंट पायरी-पायरीने कसा करावा, मोजणीचा तुमच्या सिस्टमशी ताळमेळ कसा घालावा, आणि दुरुस्ती स्वच्छपणे कशी नोंदवावी.
स्टॉक मोजायचाच का?
काळानुसार तुमच्या नोंदी वास्तवापासून दूर सरकतात. डाळीची एक पिशवी फुटते आणि फेकून दिली जाते, ग्राहक एक पॅकेट परत करतो पण त्याची नोंदच होत नाही, पुरवठादाराची डिलिव्हरी दोनदा टाकली जाते. यातले काहीही अप्रामाणिक नाही — ते फक्त तुमचा “कागदावरचा” स्टॉक हळूहळू खऱ्या शेल्फपासून दूर ओढतात. वेळोवेळी केलेली मोजणी हाच दोघांना पुन्हा एकत्र आणण्याचा मार्ग.
एक अनुपालनाचे कारणही आहे. नोंदणीकृत व्यवसायाने स्टॉक अकाउंट ठेवावा अशी अपेक्षा असते — आरंभीची शिल्लक, मिळालेला व पुरवलेला माल, आणि हरवलेल्या, चोरीला गेलेल्या, नष्ट झालेल्या, राईट-ऑफ केलेल्या किंवा दान दिलेल्या वस्तू — CGST कायद्याच्या Section 35 सोबत Rule 56 अंतर्गत (cbic.gov.in वरील नियम पाहा). छोट्या दुकानाकडून नेमकी किती तपशीलवार अपेक्षा आहे हे बदलते, त्यामुळे गृहीत धरण्याऐवजी सध्याची स्थिती gst.gov.in वर किंवा तुमच्या CA कडून पक्की करून घ्या.
फिजिकल स्टॉक काउंट कधी करावा
- वर्षाच्या शेवटी (31 March) — आर्थिक वर्ष संपताना पूर्ण मोजणी.
- सहामाही किंवा मासिक — झटपट विकल्या जाणाऱ्या वस्तूंसाठी, जिथे छोट्या चुका पटकन साचतात.
- सायकल काउंट — दर आठवड्याला काही शेल्फ, म्हणजे तुम्हाला कधीच पूर्ण दिवस बंद ठेवावे लागत नाही.
- एखाद्या गडबडीनंतर — पूर, चोरी, किंवा मोठ्या सणाची गर्दी.
फिजिकल स्टॉक काउंट, पायरी-पायरीने
- आधी तुमच्या नोंदी अद्ययावत करा. प्रलंबित प्रत्येक बिल, खरेदी आणि परतावा टाका, म्हणजे तुम्ही ज्याच्याशी तुलना करता तो सिस्टममधला आकडा चालू असेल.
- दुकान शांत असताना मोजा. बंद केल्यानंतर किंवा उघडण्यापूर्वी, म्हणजे मोजणी करताना स्टॉक आत-बाहेर होत नाही. मोठ्या दुकानाचे भाग करा.
- सर्व काही एकदा, काळजीपूर्वक मोजा. शेल्फ-शेल्फने जा. तुम्ही ज्या युनिटमध्ये विकता त्या युनिटमध्ये संख्या नोंदवा — किलोग्रॅम, नग, पॅकेट, बॉक्स.
- करत असतानाच लिहून ठेवा. एक काउंट शीट किंवा तुमचा फोन. शंभर वस्तूंच्या बाबतीत स्मरणशक्तीवर विश्वास ठेवू नका.
- मोजलेले सिस्टमशी ताळून पाहा. तुमची मोजणी नोंदवलेल्या स्टॉकच्या बाजूला मांडा आणि प्रत्येक फरक खुणावा.
- आकडा बदलण्याआधी कारण शोधा. फरक म्हणजे राहिलेली खरेदी, कधीच न नोंदवलेला परतावा, कधीच राईट-ऑफ न केलेली खराबी, किंवा घट. आंधळेपणाने अॅडजस्ट केले तर पुढच्या वेळी तोच फरक पुन्हा येणार, एवढेच खात्रीचे.
- त्याच कारणासह दुरुस्ती नोंदवा म्हणजे नोंद शेल्फशी जुळेल — आणि पुढच्या माणसाला काय झाले ते दिसू शकेल.
ताळमेळ: मोजलेले वि. सिस्टम, एका उदाहरणासह
अनिल नागपूर, महाराष्ट्र येथे अनिल किराणा स्टोअर चालवतो. 25/08/2026 रोजी बंद केल्यानंतर तो तीन झटपट विकणाऱ्या वस्तू मोजतो आणि मोजणी त्याच्या नोंदवलेल्या स्टॉकशेजारी मांडतो:
| वस्तू | युनिट | सिस्टम स्टॉक | मोजलेले | फरक | संभाव्य कारण |
|---|---|---|---|---|---|
| तूर डाळ | kg | 40 | 38 | −2 | 2 kg खराब झाली, कधीच राईट-ऑफ नाही |
| सूर्यफूल तेल | bottle | 25 | 25 | 0 | जुळते — काही करायचे नाही |
| Parle-G | packet | 120 | 126 | +6 | न टाकलेली एक खरेदी |
दोन वस्तूंना दुरुस्ती हवी; एक आधीच जुळते. अनिल टाकतो:
- तूर डाळ — 2 ने कमी करा, कारण Damaged. सिस्टम स्टॉक 40 − 2 = 38, आता मोजणीशी समान. ₹120/kg दराने ही 2 × ₹120 = ₹240 ची नोंदवलेली स्टॉक हानी आहे.
- Parle-G — 6 ने वाढवा, कारण Other आणि “22/08/2026 ची खरेदी न टाकलेली” अशी नोंद. सिस्टम स्टॉक 120 + 6 = 126, आता मोजणीशी समान.
सूर्यफूल तेलाला हात लावला जात नाही. सेव्ह केल्यानंतर प्रत्येक सिस्टम आकडा शेल्फशी जुळतो, आणि प्रत्येक बदलाला असे कारण जोडलेले असते जे तो नंतर पाहू शकतो.
दुरुस्ती योग्य पद्धतीने नोंदवा
विक्री आणि खरेदीमुळे स्टॉक हलतो तेव्हा ते आपोआप होते. मोजणीनंतरची हाताने केलेली दुरुस्तीच महत्त्वाची आहे, आणि ती कधीही गुपचूप ओव्हरराईट असू नये.
Yojika मध्ये तुम्ही एक वस्तू उघडता, Adjust stock निवडता, Add किंवा Reduce निवडता, संख्या टाकता (वस्तूच्या स्वतःच्या युनिटमध्ये किंवा दुय्यम युनिटमध्ये), आणि एक Reason निवडता — Physical count, Damaged, Expired किंवा Other — सोबत एक पर्यायी नोंद आणि तारीख. सेव्ह करण्याआधी परिणाम दाखवणारे New stock प्रीव्ह्यू दिसते.
एखादी कपात वस्तूला शून्याखाली नेणार असेल, तर Yojika एक पिवळा इशारा दाखवते पण तरीही सेव्ह करते — ऋण स्टॉक चालतो, त्यामुळे हिशेब जुळेपर्यंत तुमचा काउंटर कधीच अडकत नाही. प्रत्येक दुरुस्ती वस्तूच्या Stock history मध्ये उतरते: आरंभीची शिल्लक, विक्री, विक्री परतावे, खरेदी आणि अॅडजस्टमेंट, नवीनतम आधी, प्रत्येकाला एक चिन्हांकित संख्या आणि एक संदर्भ. हीच इतिहासाची नोंद स्टॉक काउंटला एकदाच्या कामातून खरोखर ऑडिट करता येणाऱ्या नोंदीत बदलते.
मोठ्या चित्रासाठी, Stock summary अहवाल तुमच्याकडे असलेले सर्व काही कॉस्टवर मूल्यांकित करतो, Low stock summary काय संपत आले ते दाखवतो, आणि तुम्ही कोणताही अहवाल CSV, PDF किंवा Excel मध्ये एक्स्पोर्ट करू शकता.
हे त्रासाशिवाय करणे
फिजिकल स्टॉक काउंट म्हणजे खरे तर दोन कामे: शेल्फ मोजणे, आणि नंतर “का” न गमावता खरी नोंद करणे. Yojika हे भारतीय छोट्या दुकानांसाठी ऑफलाइन-फर्स्ट GST बिलिंग सॉफ्टवेअर आहे — तुमची वस्तूंची यादी, मोजणी आणि इतिहास कुणाच्यातरी क्लाउडमध्ये नाही तर तुमच्या स्वतःच्या PC वर राहतात.
- स्टॉक, अॅडजस्टमेंट आणि अहवाल फीचर्स पानावर पाहा.
- सोपी, पारदर्शक किंमत किमतीच्या पानावर तपासा.
- किंवा Yojika डाउनलोड करा आणि 14 दिवस मोफत वापरून पाहा.
स्टॉक ट्रॅक करण्याची अजिबातच सुरुवात करताय? आमच्या छोट्या व्यवसायासाठी दुकानाची इन्व्हेंटरी सांभाळण्याच्या मार्गदर्शकाने सुरुवात करा, आणि एकदा तुमची मोजणी बरोबर झाली की ती तुमच्या दुकानाच्या बिलिंग डेटाचा बॅकअप घेऊन सुरक्षित असल्याची खात्री करा.
हा लेख सर्वसाधारण माहिती आहे, कर सल्ला नाही. GST नियम आणि नोंद ठेवण्याच्या आवश्यकता बदलत असतात — सध्याची स्थिती gst.gov.in किंवा cbic.gov.in वर, किंवा तुमच्या CA कडून पक्की करून घ्या.