ഒരു ഫിസിക്കൽ സ്റ്റോക്ക് കൗണ്ട് എന്നാൽ, നിങ്ങളുടെ ഷെൽഫുകളിൽ ശരിക്കും ഉള്ളത് എണ്ണി, രേഖകൾ പ്രകാരം ഉണ്ടാകേണ്ടതുമായി ഒത്തുനോക്കുന്നതാണ്. ഒരു ചെറിയ കടയ്ക്ക് ലക്ഷ്യം ലളിതമാണ്: വ്യത്യാസങ്ങൾ കണ്ടെത്തുക — കേട്, കാലാവധി കഴിഞ്ഞത്, ചേർക്കാൻ വിട്ടുപോയ എൻട്രി, അല്ലെങ്കിൽ മോഷണം — ഓരോന്നും ഒരു കാരണം സഹിതം ശരിയാക്കുക, ഒപ്പം വിശ്വസിക്കാവുന്ന സംഖ്യകളുമായി അടുത്ത മാസം തുടങ്ങുക. ഒരു ചെറിയ കടയിൽ ഫിസിക്കൽ സ്റ്റോക്ക് കൗണ്ട് ഘട്ടം ഘട്ടമായി എങ്ങനെ ചെയ്യാം, എണ്ണം സിസ്റ്റവുമായി എങ്ങനെ ഒത്തുനോക്കാം, തിരുത്തൽ എങ്ങനെ വൃത്തിയായി രേഖപ്പെടുത്താം — ഇതെല്ലാം ഈ ഗൈഡ് വിശദീകരിക്കുന്നു.
എന്തിനാണ് സ്റ്റോക്ക് എണ്ണുന്നത്?
കാലക്രമേണ നിങ്ങളുടെ രേഖകൾ യാഥാർത്ഥ്യത്തിൽനിന്ന് അകലുന്നു. ഒരു ചാക്ക് പരിപ്പ് പൊട്ടി വലിച്ചെറിയപ്പെടുന്നു, ഒരു ഉപഭോക്താവ് ഒരു പാക്കറ്റ് തിരികെ തരുന്നു പക്ഷേ അതൊരിക്കലും രേഖപ്പെടുത്തുന്നില്ല, ഒരു സപ്ലയർ ഡെലിവറി രണ്ടു തവണ എൻട്രി ചെയ്യപ്പെടുന്നു. ഇവയൊന്നും സത്യസന്ധതയില്ലായ്മയല്ല — അവ കടലാസിലെ സ്റ്റോക്കിനെ ശരിക്കുള്ള ഷെൽഫിൽനിന്ന് ശാന്തമായി അകറ്റുന്നു എന്നു മാത്രം. ആ രണ്ടിനെയും വീണ്ടും ഒരുമിപ്പിക്കാനുള്ള വഴിയാണ് ഇടയ്ക്കിടെയുള്ള എണ്ണം.
ഒരു കംപ്ലയൻസ് കാരണവുമുണ്ട്. ഒരു രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത ബിസിനസ്സ് ഒരു സ്റ്റോക്ക് അക്കൗണ്ട് സൂക്ഷിക്കുമെന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കപ്പെടുന്നു — ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ്, ലഭിച്ചതും വിതരണം ചെയ്തതുമായ ചരക്കുകൾ, നഷ്ടപ്പെട്ടതും മോഷ്ടിക്കപ്പെട്ടതും നശിച്ചതും റൈറ്റ്-ഓഫ് ചെയ്തതും സൗജന്യമായി നൽകിയതുമായ സാധനങ്ങൾ — CGST നിയമത്തിന്റെ Section 35, Rule 56-നൊപ്പം പ്രകാരം (cbic.gov.in-ലെ നിയമങ്ങൾ കാണുക). ഒരു ചെറിയ കടയിൽനിന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന കൃത്യമായ വിശദാംശം വ്യത്യാസപ്പെടുന്നു, അതിനാൽ അനുമാനിക്കുന്നതിനുപകരം നിലവിലെ സ്ഥിതി gst.gov.in-ൽ അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ CA-യുമായി ഉറപ്പുവരുത്തുക.
എപ്പോൾ ഫിസിക്കൽ സ്റ്റോക്ക് കൗണ്ട് ചെയ്യണം
- വർഷാവസാനം (31/03) — സാമ്പത്തിക വർഷം അവസാനിക്കുമ്പോൾ ഒരു മുഴുവൻ എണ്ണം.
- അർധവാർഷികമായോ പ്രതിമാസമോ — ചെറിയ പിശകുകൾ വേഗം കൂടിവരുന്ന, വേഗം വിറ്റുപോകുന്ന സാധനങ്ങൾക്ക്.
- സൈക്കിൾ കൗണ്ട് — ഓരോ ആഴ്ചയും കുറച്ച് ഷെൽഫുകൾ, അങ്ങനെ ഒരു ദിവസം മുഴുവൻ കട അടയ്ക്കേണ്ടിവരില്ല.
- ഒരു തടസ്സത്തിനുശേഷം — വെള്ളപ്പൊക്കം, മോഷണം, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു വലിയ ഉത്സവക്കാല തിരക്ക്.
ഫിസിക്കൽ സ്റ്റോക്ക് കൗണ്ട്, ഘട്ടം ഘട്ടമായി
- ആദ്യം നിങ്ങളുടെ രേഖകൾ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുക. ബാക്കിയുള്ള എല്ലാ ബില്ലുകളും വാങ്ങലുകളും റിട്ടേണുകളും എൻട്രി ചെയ്യുക, അങ്ങനെ നിങ്ങൾ താരതമ്യം ചെയ്യുന്ന സിസ്റ്റം സംഖ്യ കാലികമായിരിക്കും.
- കട ശാന്തമായിരിക്കുമ്പോൾ എണ്ണുക. അടച്ചതിനുശേഷമോ തുറക്കുന്നതിനുമുമ്പോ, അങ്ങനെ എണ്ണുന്നതിനിടയിൽ സ്റ്റോക്ക് അകത്തും പുറത്തും നീങ്ങില്ല. വലിയ കടയെ ഭാഗങ്ങളായി തിരിക്കുക.
- എല്ലാം ഒരു തവണ, ശ്രദ്ധയോടെ എണ്ണുക. ഷെൽഫ് ഷെൽഫായി പോകുക. നിങ്ങൾ വിൽക്കുന്ന യൂണിറ്റിൽ അളവ് കുറിക്കുക — കിലോഗ്രാം, എണ്ണം, പാക്കറ്റ്, പെട്ടി.
- ചെയ്യുന്നതിനൊപ്പം എഴുതിവയ്ക്കുക. ഒരു കൗണ്ട് ഷീറ്റ് അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ ഫോൺ. നൂറ് സാധനങ്ങളിലുടനീളം ഓർമ്മയെ വിശ്വസിക്കരുത്.
- എണ്ണിയത് സിസ്റ്റവുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുക. രേഖപ്പെടുത്തിയ സ്റ്റോക്കിനൊപ്പം നിങ്ങളുടെ എണ്ണം വരിവരിയായി വയ്ക്കുക, ഓരോ വ്യത്യാസവും അടയാളപ്പെടുത്തുക.
- സംഖ്യ മാറ്റുന്നതിനുമുമ്പ് കാരണം കണ്ടെത്തുക. ഒരു വ്യത്യാസം എന്നാൽ ചേർക്കാൻ വിട്ട ഒരു വാങ്ങൽ, ഒരിക്കലും രേഖപ്പെടുത്താത്ത ഒരു റിട്ടേൺ, റൈറ്റ്-ഓഫ് ചെയ്യാത്ത കേട്, അല്ലെങ്കിൽ നഷ്ടം (ഷ്രിങ്കേജ്) ആണ്. ഒന്നും നോക്കാതെ അഡ്ജസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നത് അടുത്ത തവണയും അതേ വ്യത്യാസം തിരിച്ചുവരുമെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു എന്നു മാത്രം.
- ആ കാരണം സഹിതം തിരുത്തൽ പോസ്റ്റ് ചെയ്യുക അങ്ങനെ രേഖ ഷെൽഫുമായി ഒത്തുപോകും — ഒപ്പം എന്താണ് സംഭവിച്ചതെന്ന് അടുത്തയാൾക്ക് കാണാൻ കഴിയും.
ഒത്തുനോക്കൽ: എണ്ണിയത് vs സിസ്റ്റം, ഒരു ഉദാഹരണത്തിലൂടെ
അനിൽ മഹാരാഷ്ട്രയിലെ നാഗ്പൂരിൽ അനിൽ കിരാന സ്റ്റോർ നടത്തുന്നു. 25/08/2026-ന് കട അടച്ചതിനുശേഷം അദ്ദേഹം വേഗം വിറ്റുപോകുന്ന മൂന്ന് സാധനങ്ങൾ എണ്ണി രേഖപ്പെടുത്തിയ സ്റ്റോക്കുമായി വരിവരിയായി വയ്ക്കുന്നു:
| സാധനം | യൂണിറ്റ് | സിസ്റ്റം സ്റ്റോക്ക് | എണ്ണിയത് | വ്യത്യാസം | സാധ്യതയുള്ള കാരണം |
|---|---|---|---|---|---|
| തുവര പരിപ്പ് | kg | 40 | 38 | −2 | 2 kg കേടായി, റൈറ്റ്-ഓഫ് ചെയ്തില്ല |
| സൂര്യകാന്തി എണ്ണ | bottle | 25 | 25 | 0 | ഒത്തുപോകുന്നു — ഒന്നും ചെയ്യാനില്ല |
| Parle-G | packet | 120 | 126 | +6 | ഒരു വാങ്ങൽ എൻട്രി ചെയ്തില്ല |
രണ്ട് സാധനങ്ങൾക്ക് തിരുത്തൽ വേണം; ഒന്ന് ഇതിനകം ഒത്തുപോകുന്നു. അനിൽ പോസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നു:
- തുവര പരിപ്പ് — 2 കുറയ്ക്കുക (Reduce 2), കാരണം Damaged. സിസ്റ്റം സ്റ്റോക്ക് 40 − 2 = 38, ഇപ്പോൾ എണ്ണത്തിന് തുല്യം. കിലോയ്ക്ക് ₹120 വിലയിൽ അത് 2 × ₹120 = ₹240 എന്ന രേഖപ്പെടുത്തിയ സ്റ്റോക്ക് നഷ്ടമാണ്.
- Parle-G — 6 ചേർക്കുക (Add 6), കാരണം Other, “22/08/2026-ലെ വാങ്ങൽ എൻട്രി ചെയ്തില്ല” എന്ന കുറിപ്പ് സഹിതം. സിസ്റ്റം സ്റ്റോക്ക് 120 + 6 = 126, ഇപ്പോൾ എണ്ണത്തിന് തുല്യം.
സൂര്യകാന്തി എണ്ണ അതേപടി വിടുന്നു. സേവ് ചെയ്തതിനുശേഷം ഓരോ സിസ്റ്റം സംഖ്യയും ഷെൽഫുമായി ഒത്തുപോകുന്നു, ഓരോ മാറ്റത്തിനും പിന്നീട് നോക്കാവുന്ന ഒരു കാരണവുമുണ്ട്.
തിരുത്തൽ ശരിയായ രീതിയിൽ രേഖപ്പെടുത്തുക
വിൽപ്പനയും വാങ്ങലും സ്റ്റോക്ക് നീക്കുമ്പോൾ അത് സ്വയമേവ സംഭവിക്കുന്നു. എണ്ണത്തിനുശേഷം കൈകൊണ്ട് ചെയ്യുന്ന തിരുത്തലാണ് പ്രധാനം, അത് ഒരിക്കലും ഒരു നിശ്ശബ്ദ ഓവർറൈറ്റ് ആകരുത്.
Yojika-യിൽ നിങ്ങൾ ഒരു സാധനം തുറന്ന്, Adjust stock തിരഞ്ഞെടുത്ത്, Add അല്ലെങ്കിൽ Reduce തിരഞ്ഞെടുത്ത്, അളവ് നൽകുന്നു (സാധനത്തിന്റെ സ്വന്തം യൂണിറ്റിലോ ഒരു സെക്കൻഡറി യൂണിറ്റിലോ), ഒപ്പം ഒരു Reason തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നു — Physical count, Damaged, Expired അല്ലെങ്കിൽ Other — ഒരു ഓപ്ഷണൽ കുറിപ്പും തീയതിയും സഹിതം. സേവ് ചെയ്യുന്നതിനുമുമ്പ് ഫലം കാണിക്കുന്ന ഒരു New stock പ്രിവ്യൂ ഉണ്ട്.
ഒരു കുറയ്ക്കൽ ഒരു സാധനത്തെ പൂജ്യത്തിന് താഴെയാക്കുമെങ്കിൽ, Yojika ഒരു ആമ്പർ മുന്നറിയിപ്പ് കാണിക്കുന്നു പക്ഷേ എന്നിട്ടും സേവ് ചെയ്യുന്നു — നെഗറ്റീവ് സ്റ്റോക്ക് അനുവദനീയമാണ്, അതിനാൽ കണക്കുകൾ ശരിയാകുന്നതുവരെ നിങ്ങളുടെ കൗണ്ടർ ഒരിക്കലും തടയപ്പെടില്ല. ഓരോ തിരുത്തലും സാധനത്തിന്റെ Stock history-യിൽ എത്തുന്നു: ഓപ്പണിംഗ്, വിൽപ്പന, വിൽപ്പന റിട്ടേണുകൾ, വാങ്ങലുകൾ, അഡ്ജസ്റ്റ്മെന്റുകൾ — ഏറ്റവും പുതിയത് ആദ്യം, ഓരോന്നും ഒരു ചിഹ്നമുള്ള അളവും ഒരു റഫറൻസും സഹിതം. ആ ചരിത്രമാണ് ഒരു സ്റ്റോക്ക് കൗണ്ടിനെ ഒറ്റത്തവണത്തെ ജോലിയിൽനിന്ന് നിങ്ങൾക്ക് ശരിക്കും ഓഡിറ്റ് ചെയ്യാവുന്ന ഒരു രേഖയാക്കി മാറ്റുന്നത്.
വലിയ ചിത്രത്തിന്, Stock summary റിപ്പോർട്ട് നിങ്ങളുടെ കൈവശമുള്ളതെല്ലാം കോസ്റ്റ് വിലയിൽ കണക്കാക്കുന്നു, Low stock summary കുറഞ്ഞുപോയവയെ ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്യുന്നു, ഏത് റിപ്പോർട്ടും CSV, PDF അല്ലെങ്കിൽ Excel-ലേക്ക് നിങ്ങൾക്ക് എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യാം.
തലവേദനയില്ലാതെ ഇത് ചെയ്യാം
ഒരു ഫിസിക്കൽ സ്റ്റോക്ക് കൗണ്ട് ശരിക്കും രണ്ട് ജോലികളാണ്: ഷെൽഫ് എണ്ണുന്നത്, “എന്തുകൊണ്ട്” എന്നത് നഷ്ടപ്പെടാതെ അതിനുശേഷം സത്യം രേഖപ്പെടുത്തുന്നത്. ഇന്ത്യൻ ചെറിയ കടകൾക്കുള്ള ഓഫ്ലൈൻ-ഫസ്റ്റ് GST ബില്ലിംഗ് സോഫ്റ്റ്വെയറാണ് Yojika — നിങ്ങളുടെ സാധനങ്ങളുടെ പട്ടികയും എണ്ണങ്ങളും ചരിത്രവും മറ്റാരുടെയോ ക്ലൗഡിലല്ല, നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം PC-യിലാണ് താമസിക്കുന്നത്.
- സ്റ്റോക്ക്, അഡ്ജസ്റ്റ്മെന്റുകൾ, റിപ്പോർട്ടുകൾ എന്നിവ ഫീച്ചേഴ്സ് പേജിൽ കാണുക.
- ലളിതവും സുതാര്യവുമായ വില പ്രൈസിംഗ് പേജിൽ പരിശോധിക്കുക.
- അല്ലെങ്കിൽ Yojika ഡൗൺലോഡ് ചെയ്ത് 14 ദിവസം സൗജന്യമായി പരീക്ഷിക്കുക.
സ്റ്റോക്ക് ട്രാക്ക് ചെയ്യാൻ പുതിയ ആളാണോ? ഞങ്ങളുടെ ചെറിയ ബിസിനസ്സിനായി കടയിലെ ഇൻവെന്ററി കൈകാര്യം ചെയ്യൽ എന്ന ഗൈഡിൽ തുടങ്ങുക, നിങ്ങളുടെ എണ്ണങ്ങൾ ശരിയായശേഷം അവ നിങ്ങളുടെ കടയുടെ ബില്ലിംഗ് ഡാറ്റയുടെ ഒരു ബാക്കപ്പ് കൊണ്ട് സുരക്ഷിതമാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.
ഈ ലേഖനം പൊതുവായ വിവരമാണ്, നികുതി ഉപദേശമല്ല. GST നിയമങ്ങളും റെക്കോർഡ്-കീപ്പിംഗ് ആവശ്യകതകളും മാറുന്നു — നിലവിലെ സ്ഥിതി gst.gov.in അല്ലെങ്കിൽ cbic.gov.in-ൽ, അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ CA-യുമായി ഉറപ്പുവരുത്തുക.