Yojika में कई इनवॉइस एक साथ प्रिंट करने के लिए Utilities → Bulk Print खोलें, दस्तावेज़ का प्रकार, ग्राहक और तारीख़ फ़िल्टर करें, फिर बिल चुनकर Print या Export PDF पर क्लिक करें। चुने हुए दस्तावेज़ एक ही प्रिंट जॉब या एक संयुक्त PDF में मिलेंगे। ग्राहक या अपने हिसाब-किताब के लिए कॉपियाँ बनाने से पहले बैच की जाँच कैसे करें, यह गाइड उसी बारे में है।
सही फ़िल्टर के साथ कई इनवॉइस प्रिंट करें
पहले तय करें कि बैच किस काम के लिए चाहिए। पिछले महीने के बिल माँग रहे किसी ग्राहक का चयन, उस महीने की अपनी सभी बिक्री की फ़ाइल से अलग होगा।
साइडबार में Utilities खोलें और Bulk Print टाइल चुनें। स्क्रीन खुलने पर Invoice पहले से चुना रहता है। अगर आपको केवल बिक्री के इनवॉइस चाहिए, तो इसे चुना रहने दें।
इसके बाद इन फ़िल्टरों को एक-एक करके तय करें:
| फ़िल्टर | क्या चुनें | आगे बढ़ने से पहले जाँचें |
|---|---|---|
| दस्तावेज़ का प्रकार | बिक्री के बिलों के लिए Invoice | दूसरे दस्तावेज़ों की चिप भी चुनेंगे, तो वे भी दिखाई दे सकते हैं। |
| पार्टी | एक ग्राहक, कई ग्राहक या All parties | नाम वाली पार्टियाँ चुनने पर बिना पार्टी वाले बिल छूट जाते हैं। |
| तारीख़ की सीमा | कोई तैयार विकल्प या Custom… | माँगी गई शुरू और आखिरी तारीख़ से मिलान करें। |
पूरा हो चुका महीना चाहिए, तो साफ़ तौर पर तय की गई कस्टम सीमा को माँग से मिलाना आसान होता है। उदाहरण के लिए, अगस्त की कॉपियों के लिए 01/08/2026 से 31/08/2026 चुनें। सितंबर में This month चुनने पर कोई दूसरी अवधि दिखाई देगी।
मिलान की संख्या बताती है कि कितने दस्तावेज़ फ़िल्टरों से मेल खाते हैं। इसका मतलब यह नहीं कि आपने हर पंक्ति चुन ली है। पंक्तियों के चेकबॉक्स इस्तेमाल करें या दिखाई दे रही सभी पंक्तियाँ चुनने के लिए हेडर का चेकबॉक्स चुनें।
कागज़ पर भेजने से पहले सूची जाँचें
हर पंक्ति में तारीख़, दस्तावेज़ का प्रकार, नंबर, पार्टी और कुल रकम दिखाई देती है। कुछ गलत लगे, तो उस पंक्ति को प्रीव्यू में खोलें।
पुष्टि करने से पहले पहली और आखिरी तारीख़, ग्राहकों के नाम और दस्तावेज़ों के प्रकार जाँचें। ग्राहक के पैकेट में देखें कि किसी दूसरे ग्राहक का बिल गलती से शामिल न हो गया हो। पूरी दुकान के पैकेट में देखें कि किसी पार्टी फ़िल्टर के कारण बिना नाम वाली बिक्री छिप न गई हो।
कोई इनवॉइस नंबर न मिले, तो तुरंत उसकी जगह नई बिक्री बनाने के बजाय कारण पता करें। हो सकता है बिल चुनी हुई अवधि से बाहर हो या किसी फ़िल्टर ने उसे हटा दिया हो। Recycle bin में मौजूद दस्तावेज़ Bulk Print में नहीं दिखाई देते।
अगर केवल सबसे नया बिल फिर से चाहिए, तो पिछला बिल दोबारा प्रिंट करने की अलग गाइड देखें। माँग में कई दस्तावेज़ हों, तब एक साथ चयन करना उपयोगी है।
पुणे की दुकान के तीन इनवॉइस का पैकेट
उदाहरण के लिए पुणे, महाराष्ट्र की एक स्टेशनरी दुकान मान लेते हैं। एक स्थानीय ग्राहक अगस्त के तीन इनवॉइस की कॉपियाँ माँगता है। मालिक उस ग्राहक को चुनता है, केवल Invoice चालू रखता है और अगस्त की तारीख़ सीमा तय करता है।
ये पहले से बने अंतिम इनवॉइस की रकम हैं, जिनमें पहले दर्ज किया गया कर शामिल है:
| इनवॉइस की तारीख़ | मौजूदा इनवॉइस नंबर | अंतिम रकम |
|---|---|---|
| 05/08/2026 | INV2026-27/0041 | ₹840 |
| 12/08/2026 | INV2026-27/0058 | ₹1,260 |
| 27/08/2026 | INV2026-27/0093 | ₹1,890 |
| जाँच का कुल | 3 इनवॉइस | ₹3,990 |
मिलान है: ₹840 + ₹1,260 + ₹1,890 = ₹3,990। यह तालिका माँगे गए पैकेट की जाँच करती है; यह कर की गणना या ग्राहक पर अभी बाकी रकम नहीं बताती। हो सकता है भुगतान से इनमें से कुछ या सभी बिल पहले ही चुक गए हों।
मान लें कि ये सामान्य स्थानीय कर-योग्य सप्लाई थीं और सप्लायर का स्थान व सप्लाई का स्थान, दोनों महाराष्ट्र में थे। राज्य के अंदर की इस स्थिति में CGST और SGST लागू होते हैं, जैसा कि CBIC की सप्लाई FAQ में समझाया गया है। Bulk Print सेव किए गए बिल पढ़ता है; कॉपियों के लिए कोई नया कर व्यवहार नहीं चुनता।
मालिक पुष्टि सूची में तीनों इनवॉइस नंबर जाँचकर पैकेट एक्सपोर्ट करता है। संयुक्त फ़ाइल के अंदर हर इनवॉइस की अपनी पहचान बनी रहती है। इन कॉपियों से बिक्री या ग्राहक के बैलेंस में फिर से ₹3,990 नहीं जुड़ते।
Print या Export PDF चुनें
कागज़ की कॉपियाँ चाहिए, तो Print इस्तेमाल करें। जाँचने, सुरक्षित रखने या खुद साझा करने के लिए एक फ़ाइल चाहिए, तो Export PDF इस्तेमाल करें।
दोनों कामों में फ़ाइल बनने से पहले पुष्टि सूची दिखाई देती है। फ़ाइल बनते समय प्रगति सूचक चुने गए दस्तावेज़ों के साथ आगे बढ़ता है। प्रिंट करने पर पूरा बैच एक जॉब के रूप में जाता है; एक्सपोर्ट करने पर एक संयुक्त PDF सेव होती है।
बैच में दुकान का सेव किया हुआ प्रिंट फ़ॉर्मैट, थीम और बदलाव इस्तेमाल होते हैं। Yojika A4, A5 और थर्मल फ़ॉर्मैट का समर्थन करता है। बड़ा जॉब शुरू करने से पहले किसी एक सामान्य बिल का प्रीव्यू देखकर लेआउट और कागज़ की चौड़ाई जाँचें।
पेज के साथ दस्तावेज़ भी गिनें: लंबा इनवॉइस कई पेज ले सकता है। तीन चुने हुए इनवॉइस का मतलब हमेशा कागज़ की तीन शीट नहीं होता।
बैच बनते समय रद्द करने पर प्रक्रिया दस्तावेज़ों के बीच रुकती है, यानी फ़ाइल सेव होने या जॉब प्रिंटर को भेजे जाने से पहले। अगर प्रिंट जॉब Windows को दिया जा चुका है, तो दूसरा बैच शुरू करने से पहले प्रिंटर की कतार जाँचें।
हिसाब-किताब के लिए पैकेट उपयोगी रखें
एक संयुक्त PDF सहायक कागज़ात के लिए सुविधाजनक है। यह आपके बिलिंग डेटा के बैकअप की जगह नहीं लेती और न ही GST रिटर्न फ़ाइल करती है। GST पोर्टल की GSTR-3B FAQ बताती है कि रिटर्न डैशबोर्ड से फ़ाइल करना अलग प्रक्रिया है। मौजूदा फ़ाइलिंग ज़रूरतें अपने CA से पक्की करें।
एक्सपोर्ट की गई फ़ाइल साझा करने से पहले उसका प्रीव्यू देखें। जाँचें कि माँगा गया हर इनवॉइस मौजूद है, लिखाई साफ़ पढ़ी जा सकती है और किसी दूसरे ग्राहक की जानकारी शामिल नहीं है। Bulk Print मौजूदा प्रिंट सेटिंग के साथ वर्तमान रिकॉर्ड तैयार करता है; यह इस बात का संग्रह नहीं है कि कोई पुराना प्रिंटआउट ठीक कैसा दिखता था।
Bulk Print में सप्लायर के खरीद बिल शामिल नहीं होते। Purchase orders उपलब्ध हैं, लेकिन ऑर्डर अलग दस्तावेज़ है। अगर आपके CA को सप्लायर के बिल चाहिए, तो उन दस्तावेज़ों को अलग से इकट्ठा करें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
एक ग्राहक के कई इनवॉइस एक साथ कैसे प्रिंट करूँ?
Utilities → Bulk Print खोलें, Invoice को चुना रहने दें, पार्टी फ़िल्टर में ग्राहक चुनें और तारीख़ की सीमा तय करें। ज़रूरी पंक्तियों पर टिक लगाएँ, पुष्टि सूची जाँचें, फिर Print या Export PDF चुनें।
क्या कई बिल एक साथ प्रिंट करने पर नए इनवॉइस नंबर बनते हैं?
नहीं। इसमें मौजूदा दस्तावेज़ उनके मौजूदा नंबरों के साथ तैयार होते हैं। प्रिंट या एक्सपोर्ट करने से दूसरी बिक्री नहीं बनती, स्टॉक दोबारा नहीं घटता और ग्राहक का बैलेंस नहीं बदलता।
मेरे चयन में बिना नाम वाले ग्राहकों के बिल क्यों नहीं दिख रहे?
किसी पार्टी को चुनने वाला फ़िल्टर उन दस्तावेज़ों को हटा देता है जिनमें पार्टी नहीं है। इनमें बिना नाम वाले सीधे बिक्री के बिल भी शामिल हैं। इसे फिर से All parties पर करें और तारीख़ की सीमा व दस्तावेज़ के प्रकार जाँचें।
क्या मैं सप्लायर के खरीद बिल एक साथ प्रिंट कर सकता हूँ?
नहीं। Bulk Print में सप्लायर के खरीद बिल उपलब्ध नहीं होते। Purchase orders उपलब्ध हैं, लेकिन वे अलग प्रकार के दस्तावेज़ हैं।
पहले एक छोटा बैच आज़माएँ
Yojika की ऑफ़लाइन बिलिंग और Bulk Print आपके कंप्यूटर पर मौजूदा इनवॉइस की कॉपियाँ तैयार करने में मदद करते हैं। बिलिंग सुविधाएँ देखें या Yojika डाउनलोड करें और पूरे महीने का पैकेट बनाने से पहले छोटा चयन आज़माएँ।