ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് ഉപഭോക്തൃ രേഖകളുടെ പരിശോധന ഒരേ ഉപഭോക്താവിന്റെ ബില്ലുകളും പേയ്‌മെന്റുകളും രണ്ട് പേരുകളിലായി വിഭജിക്കപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടോ എന്ന് കണ്ടെത്താൻ സഹായിക്കുന്നു. എന്തെങ്കിലും മാറ്റുന്നതിനുമുമ്പ് തിരിച്ചറിയൽ വിവരങ്ങളും ഇടപാട് ചരിത്രവും താരതമ്യം ചെയ്യുക. തുടർന്ന് ഭാവിയിലെ ബില്ലുകൾക്ക് ശരിയായ രേഖ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. അവയ്ക്ക് പിന്നിലെ തെളിവുകൾ നഷ്ടപ്പെടുത്താതെ വിഭജിക്കപ്പെട്ട കുടിശ്ശിക എങ്ങനെ പരിശോധിക്കാമെന്ന് ഈ ഗൈഡ് കാണിക്കുന്നു.
രണ്ട് പേരുകൾ എപ്പോൾ കൂടുതൽ സൂക്ഷ്മമായി പരിശോധിക്കണം
“Meena Stores”, “Meena Store” എന്നിവ ഒരേ ഉപഭോക്താവിനെ രണ്ടുതവണ ചേർത്തതാകാം. അവ രണ്ട് വ്യത്യസ്ത കടകളുമാകാം. പരിചിതമായ ഒരു പേര് മാത്രം തീരുമാനമെടുക്കാൻ മതിയാകില്ല.
പതിവ് ഉപഭോക്താവ് ഒരു പേയ്‌മെന്റ് കാണുന്നില്ലെന്ന് പറയുമ്പോൾ, കുടിശ്ശിക പട്ടികയിൽ സമാനമായ രണ്ട് പേരുകൾ കാണുമ്പോൾ, അല്ലെങ്കിൽ അക്കൗണ്ട് സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റുകൾ അയയ്ക്കുന്നതിനുമുമ്പ് പരിശോധിക്കുക. ഈ ജോലി പതിവുള്ള ഡിജിറ്റൽ ഉധാർ രേഖപ്പെടുത്തലിൽനിന്ന് വേർതിരിച്ചുവയ്ക്കുക: ഇവിടെ ഓരോ ഇടപാടും ഏത് ഉപഭോക്തൃ രേഖയുടേതാണ് എന്നാണ് നിങ്ങൾ പരിശോധിക്കുന്നത്.
സംശയമുള്ള കുറച്ച് എൻട്രികളിൽനിന്ന് തുടങ്ങുക. രേഖകൾ തിരുത്തുന്നതിനുമുമ്പ് ബാക്കപ്പ് സൂക്ഷിക്കുക. താരതമ്യം ചെയ്യുന്ന സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റുകളുടെ പകർപ്പുകളും സൂക്ഷിക്കുക.
ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് ഉപഭോക്തൃ രേഖകളുടെ പരിശോധന: ഈ വിവരങ്ങൾ താരതമ്യം ചെയ്യുക
രണ്ട് രേഖകളും അടുത്തടുത്തായി വയ്ക്കാൻ ഒരു നോട്ട്ബുക്കോ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റോ ഉപയോഗിക്കുക. അതിൽ ഉപഭോക്തൃ വിവരങ്ങൾ ഉള്ളതിനാൽ പരിശോധനാ ഷീറ്റ് സ്വകാര്യമായി സൂക്ഷിക്കുക.
| വിവരം | എന്ത് താരതമ്യം ചെയ്യണം | പൊരുത്തം ഒരു സൂചന മാത്രമാകുന്നത് എന്തുകൊണ്ട് |
|---|---|---|
| പേര് | പൂർണ്ണ പേര്, കടയുടെ പേര്, വ്യത്യസ്ത അക്ഷരവിന്യാസങ്ങൾ | സമാന പേരുകൾ വ്യത്യസ്ത ആളുകളുടേതാകാം |
| ഫോൺ | സൂക്ഷിച്ച നമ്പറും ഉപഭോക്താവ് സ്ഥിരീകരിച്ച നമ്പറും | കുടുംബങ്ങൾക്കും സ്ഥാപനങ്ങൾക്കും ഒരേ ഫോൺ ഉപയോഗിക്കാം |
| വിലാസം | കടയുടെ സ്ഥലം, പ്രദേശം, ബില്ലിംഗ് വിലാസം | രണ്ട് ശാഖകൾക്ക് വ്യത്യസ്ത ബില്ലിംഗ് വിവരങ്ങൾ വേണ്ടിവന്നേക്കാം |
| GSTIN, ബാധകമാണെങ്കിൽ | ഓരോ രേഖയിലുമുള്ള നമ്പറും ഉപഭോക്താവിന്റെ രേഖകളും | ടൈപ്പിങ് പിശക് താരതമ്യത്തെ തെറ്റിദ്ധരിപ്പിക്കാം |
| ബില്ലുകളും പേയ്‌മെന്റുകളും | രേഖാ നമ്പറുകൾ, തീയതികൾ, തുകകൾ, പേയ്‌മെന്റ് റഫറൻസുകൾ | ആവർത്തിച്ച എൻട്രി കാണുന്ന കുടിശ്ശിക വർധിപ്പിക്കാം |
രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത ഒരു സ്ഥാപനമാണെങ്കിൽ, GST പോർട്ടലിലെ നികുതിദായക തിരച്ചിൽ ഉപയോഗിച്ച് GSTIN അതിന്റെ നിയമപരമായ പേര്, വ്യാപാരനാമം, രജിസ്ട്രേഷൻ നില എന്നിവയുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുക. GSTN ഈ സൗകര്യം അതിന്റെ നികുതിദായക സ്വാഗത കിറ്റിലെ വിഭാഗം 3.4ൽ വിവരിക്കുന്നു. രേഖകളിൽ വ്യത്യസ്ത GSTIN-കളോ പൊരുത്തപ്പെടാത്ത തിരിച്ചറിയൽ വിവരങ്ങളോ ഉണ്ടെങ്കിൽ, എങ്ങനെ ബിൽ ചെയ്യണമെന്ന് തീരുമാനിക്കുന്നതിനുമുമ്പ് ഉപഭോക്താവുമായും നിങ്ങളുടെ CA-യുമായും വിവരങ്ങൾ സ്ഥിരീകരിക്കുക.
ഒരു ഗാർഹിക ഉപഭോക്താവാണെങ്കിൽ, അക്കൗണ്ട് ആരുടേതാണെന്നും ഏതെല്ലാം ബില്ലുകളാണ് അതിൽപ്പെടുന്നതെന്നും സ്ഥിരീകരിക്കുക. ഒരേ കുടുംബപ്പേരോ ഫോൺ നമ്പറോ ഉള്ളതുകൊണ്ട് കുടുംബാംഗങ്ങളുടെ കുടിശ്ശികകൾ ചേർക്കാൻ അനുമതിയാകുന്നില്ല.
കുടിശ്ശികകൾ ചേർക്കുന്നതിനുമുമ്പ് രേഖകൾ ഒത്തുനോക്കുക
രണ്ട് രേഖകൾക്കും ഒരേ അവസാന തീയതി തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ആ തീയതി വരെയുള്ള തുടക്ക കുടിശ്ശികകൾ, വിൽപ്പനകൾ, റിട്ടേണുകൾ, പേയ്‌മെന്റുകൾ, മുൻകൂർ തുകകൾ എന്നിവ താരതമ്യം ചെയ്യുക.
ഓരോ ഇടപാടും വ്യത്യസ്തം, ഒരുപക്ഷേ ആവർത്തിച്ചത്, അല്ലെങ്കിൽ സ്ഥിരീകരണം വേണം എന്ന് അടയാളപ്പെടുത്തുക. തുകകൾക്കൊപ്പം പേയ്‌മെന്റ് റഫറൻസുകളും താരതമ്യം ചെയ്യുക: ₹500 വീതമുള്ള രണ്ട് പേയ്‌മെന്റുകൾ വ്യത്യസ്ത രസീതുകളാകാം; ഒരേ രസീത് രണ്ടുതവണ രേഖപ്പെടുത്തിയാൽ ഒരേ പേയ്‌മെന്റ് രണ്ടുതവണ കണക്കാക്കിയതാകും.
തുടക്ക കുടിശ്ശികകൾ പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കണം. പഴയ കടലാസ് കണക്കുപുസ്തകത്തിലെ ഒരേ കടം രണ്ട് പേരുകളിലും ചേർത്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, കാണുന്ന കുടിശ്ശികകൾ കൂട്ടുമ്പോൾ ആ കടം രണ്ടുതവണ കണക്കാക്കും. അത് യഥാർഥ കൈമാറ്റ രേഖ വരെ പിന്തുടർന്ന് പരിശോധിക്കുക.
രണ്ട് അക്കൗണ്ടുകളും വൃത്തിയായി കാണാൻ വേണ്ടി മാത്രം ഒരു പുതിയ വിൽപ്പനയോ രസീതോ തുടക്ക കുടിശ്ശികയോ ഉണ്ടാക്കരുത്. നിങ്ങളുടെ കണക്കുകൾ സൂക്ഷിക്കുന്ന ആളുമായി ആലോചിച്ച് അക്കൗണ്ടിങ് തിരുത്തൽ തീർപ്പാക്കുക. യഥാർഥ റഫറൻസുകളും എന്ത് മാറ്റി എന്ന കുറിപ്പും നിലനിർത്തുക.
ഉദാഹരണം: പുണെയിലെ ഒരു ഉപഭോക്താവ്, രണ്ട് രേഖകൾ
ഈ സാങ്കൽപ്പിക ഉദാഹരണത്തിൽ കവിത പുണെയിൽ ഒരു പലചരക്ക് കട നടത്തുന്നു. അവരുടെ ഉപഭോക്താവായ മീന “Meena Stores” എന്നും “Meena Store” എന്നും കാണപ്പെടുന്നു. രണ്ട് എൻട്രികളും ഒരേ കടയുടെ അക്കൗണ്ടിനെയാണ് സൂചിപ്പിക്കുന്നതെന്ന് മീന സ്ഥിരീകരിക്കുന്നു.
സാധനങ്ങൾ മഹാരാഷ്ട്രയിൽത്തന്നെ പ്രാദേശികമായി വാങ്ങി. വിതരണക്കാരന്റെ സ്ഥലവും സപ്ലൈ നടക്കുന്ന സ്ഥലവും ഒരേ സംസ്ഥാനത്തുള്ള സാധാരണ നികുതി ബാധകമായ സപ്ലൈകൾക്ക് CGST, SGST എന്നിവ ബാധകമാണെന്ന് CBIC FAQ 85 വിശദീകരിക്കുന്നു. താഴെയുള്ള കണക്കുകൾ ബാധകമായ നികുതി ഉൾപ്പെടെയുള്ള അന്തിമ ബിൽ തുകകളാണ്; അവ ഒരു കുടിശ്ശിക പരിശോധനയാണ് കാണിക്കുന്നത്, ഉൽപ്പന്നത്തിന്റെ നികുതി നിരക്കല്ല.
10/10/2026 അവസാനിക്കുമ്പോൾ കവിത പരിശോധിക്കുന്നത്:
| രേഖ | തുടക്ക കുടിശ്ശിക | വ്യത്യസ്ത ബില്ലുകളുടെ ആകെ | ലഭിച്ച പേയ്‌മെന്റുകൾ | ഇനിയും കിട്ടാനുള്ളത് |
|---|---|---|---|---|
| Meena Stores | ₹0 | ₹2,400 | ₹1,000 | ₹1,400 |
| Meena Store | ₹0 | ₹900 | ₹400 | ₹500 |
| ഒത്തുനോക്കിയ ആകെ | ₹0 | ₹3,300 | ₹1,400 | ₹1,900 |
കണക്കുകൂട്ടൽ ₹2,400 − ₹1,000 = ₹1,400 എന്നും ₹900 − ₹400 = ₹500 എന്നുമാണ്. രണ്ടും ചേർത്ത് ₹3,300 − ₹1,400 = ₹1,900 കുടിശ്ശിക.
ബില്ലുകൾ വ്യത്യസ്ത വാങ്ങലുകളുടേതാണെന്നും ഓരോ പേയ്മെന്റും ഒരിക്കൽ മാത്രമാണ് കാണുന്നതെന്നും കവിത പരിശോധിക്കുന്നു. ആദ്യത്തെ രേഖ മാത്രം നോക്കിയാൽ ₹500 വിട്ടുപോകുമായിരുന്നു. നിലവിലുള്ള ഇടപാടുകൾ നിലനിർത്തിക്കൊണ്ട് ₹1,900 പുതിയ തുടക്ക കുടിശ്ശികയായി ചേർത്താൽ കടം വീണ്ടും കണക്കാക്കും.
രണ്ട് ചരിത്രങ്ങളും ഭാവിയിലെ വിൽപ്പനയ്ക്ക് ഏത് രേഖ ഉപയോഗിക്കണമെന്ന് വ്യക്തമാക്കുന്ന ഒത്തുനോക്കൽ കുറിപ്പും അവർ സൂക്ഷിക്കുന്നു. പിന്നീട് ലഭിക്കുന്ന ഏത് പേയ്മെന്റും യഥാർഥത്തിൽ കുടിശ്ശികയുള്ള രേഖകൾക്കെതിരെ ഒരു തവണ മാത്രം രേഖപ്പെടുത്തണം.
Yojika-യിൽ രേഖകൾ പരിശോധിക്കുക
Yojika-യിലെ Parties സ്ക്രീനിൽ പേര്, GSTIN അല്ലെങ്കിൽ ഫോൺ ഉപയോഗിച്ച് തിരയാം. മറച്ച എൻട്രികളും ഉൾപ്പെടുത്താൻ All തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് രേഖ തിരയുമ്പോൾ മറ്റ് ഫിൽട്ടറുകൾ നീക്കുക.
- പൊരുത്തപ്പെടുന്ന ഓരോ പാർട്ടിയും തുറന്ന് അവരുടെ വിവരങ്ങൾ താരതമ്യം ചെയ്യുക.
- അടിസ്ഥാന എൻട്രികൾ പരിശോധിക്കാൻ Transactions, Statement എന്നിവ ഉപയോഗിക്കുക. പഴയ ബില്ലുകളും തുടക്ക കുടിശ്ശികകളും കണ്ടെത്താൻ All time സഹായിക്കും.
- താരതമ്യം ചെയ്യാൻ ഓരോ സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റും Export CSV ഉപയോഗിച്ച് സൂക്ഷിക്കുക. ഒരു കാലയളവ് തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നെങ്കിൽ രണ്ട് രേഖകൾക്കും ഒരേ കാലയളവ് ഉപയോഗിക്കുക.
- ഭാവിയിലെ ബില്ലുകൾക്ക് ഏത് രേഖ ഉപയോഗിക്കണമെന്ന് സ്ഥിരീകരിച്ച് ആ തീരുമാനം ഒത്തുനോക്കൽ ഷീറ്റിൽ രേഖപ്പെടുത്തുക.
ഇടപാട് പട്ടിക പഴയ കാലയളവിലേക്ക് ഫിൽട്ടർ ചെയ്താലും Outstanding ഇന്നത്തെ സ്ഥിതിയാണ് കാണിക്കുന്നത്. മുമ്പത്തെ അവസാന തീയതിക്കായി ഒത്തുനോക്കുമ്പോൾ തീയതിയുള്ള സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റുകളിലെ ബാലൻസുകൾ താരതമ്യം ചെയ്യുക.
ചരിത്രം പരിശോധിച്ചശേഷം, അനാവശ്യമായ രേഖയെ സജീവ പട്ടികയിൽനിന്നും പുതിയ ബില്ലിലെ തിരഞ്ഞെടുപ്പിൽനിന്നും മാറ്റിനിർത്താൻ Hide from list ഉപയോഗിക്കാം. മറയ്ക്കുന്നത് അതിന്റെ പേരിലുള്ള ചരിത്രവും കുടിശ്ശികയും നിലനിർത്തുന്നു; അത് അക്കൗണ്ടുകൾ ലയിപ്പിക്കുകയോ കുടിശ്ശിക കൈമാറുകയോ ചെയ്യുന്നില്ല. തുടർനടപടിയുടെ വ്യക്തമായ രേഖ ലഭിക്കുന്നതുവരെ പരിഹരിക്കാത്ത കുടിശ്ശികകൾ കാണുന്നവിധം സൂക്ഷിക്കുക. മറച്ച പാർട്ടിയെ Inactive → Show in list വഴി പട്ടികയിലേക്ക് തിരികെ കൊണ്ടുവരാം.
പതിവുചോദ്യങ്ങൾ
ഒരേ ഫോൺ നമ്പർ ഉണ്ടെങ്കിൽ രണ്ട് ഉപഭോക്താക്കൾ ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റാണെന്ന് തെളിയുമോ?
ഇല്ല. കുടുംബാംഗങ്ങളോ വ്യത്യസ്ത സ്ഥാപനങ്ങളോ ഒരേ നമ്പർ ഉപയോഗിക്കാം. രണ്ട് രേഖകളും ഒരേ അക്കൗണ്ടാണെന്ന് കണക്കാക്കുംമുമ്പ് ഉപഭോക്താവ്, വിലാസം, ബിൽ ചരിത്രം എന്നിവ സ്ഥിരീകരിക്കുക.
രണ്ട് ഉപഭോക്തൃ രേഖകളിലെ കുടിശ്ശികകൾ ചേർക്കാമോ?
അവ ഒരേ അക്കൗണ്ടിന്റേതാണെന്നും ഓരോ വിൽപ്പനയും പേയ്മെന്റും തുടക്കത്തിലെ കുടിശ്ശികയും ഒരു തവണ മാത്രമാണ് കണക്കാക്കിയതെന്നും സ്ഥിരീകരിച്ചതിനുശേഷം മാത്രം. ഒരു ഒത്തുനോക്കൽ ഷീറ്റ് ഉപയോഗിക്കുക; ചേർത്ത തുക പുതിയ തുടക്ക കുടിശ്ശികയായി രേഖപ്പെടുത്തരുത്.
Yojika-യിൽ ഒരു പാർട്ടിയെ മറച്ചാൽ അവരുടെ കുടിശ്ശിക കൈമാറുമോ?
ഇല്ല. Hide from list പാർട്ടിയെ സജീവ പട്ടികയിൽനിന്നും പുതിയ ബില്ലിലെ തിരഞ്ഞെടുപ്പിൽനിന്നും നീക്കുന്നു; അവരുടെ ചരിത്രവും കുടിശ്ശികയും അതേ രേഖയിൽ തുടരുന്നു. അവരെ തിരികെ കൊണ്ടുവരാൻ Inactive, Show in list എന്നിവ ഉപയോഗിക്കുക.
പഴയ ബില്ലിൽ ഉപഭോക്താവിന്റെ GSTIN തെറ്റാണെങ്കിൽ എന്തുചെയ്യണം?
യഥാർഥ രേഖ സൂക്ഷിക്കുകയും എന്ത് തിരുത്തലാണ് വേണ്ടതെന്ന് നിങ്ങളുടെ CA-യോട് ചോദിക്കുകയും ചെയ്യുക. ഉപഭോക്തൃ രേഖ തിരുത്തിയാൽ ഇതിനകം നൽകിയ ഇൻവോയ്സോ ഫയൽ ചെയ്ത റിട്ടേണോ തിരുത്തപ്പെടുമെന്ന് കരുതരുത്.
അടുത്ത ഉപഭോക്തൃ തിരച്ചിൽ എളുപ്പമാക്കുക
പുതിയ പാർട്ടിയെ ചേർക്കുന്നതിനുമുമ്പ് തിരയുക, ബില്ലിലെ പേര് ഉപഭോക്താവുമായി സ്ഥിരീകരിക്കുക, ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകൾ അയയ്ക്കുന്നതിനുമുമ്പ് പൊരുത്തപ്പെടാൻ സാധ്യതയുള്ള രേഖകൾ പരിശോധിക്കുക. കൈകൊണ്ടുള്ള ഈ പരിശോധനയ്ക്ക് സഹായമായി Yojika പാർട്ടി തിരച്ചിൽ, സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റുകൾ, CSV എക്സ്പോർട്ട് എന്നിവ നൽകുന്നു. ഫീച്ചറുകൾ കാണുക, അല്ലെങ്കിൽ മാതൃകാ ഉപഭോക്താക്കളുമായി ഈ രീതി പരീക്ഷിക്കാൻ Yojika ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക.